31 marca 2025

Faktura pro forma w praktyce – zasady wystawiania

Faktura pro forma – definicja i charakterystyka dokumentu

Faktura pro forma to dokument handlowy, który służy do przedstawienia warunków planowanej transakcji sprzedaży towarów lub usług. Pomimo podobieństwa wizualnego do faktury VAT, nie posiada ona statusu dokumentu księgowego ani podatkowego. W praktyce jest traktowana jako oferta lub potwierdzenie uzgodnionych warunków handlowych, nie rodząc przy tym obowiązku podatkowego ani konieczności jej ujmowania w księgach rachunkowych.

Zgodnie z interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (0113-KDIPT1-3.4012.807.2023.1.OS z 14 lutego 2024 r.), oznaczenie dokumentu wyrazami „pro forma” jednoznacznie wyklucza przypisanie mu cech faktury zgodnie z ustawą o VAT. Wystawienie takiego dokumentu nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, a nabywca nie może na jego podstawie dokonać odliczenia podatku VAT.

Cel i zastosowanie faktury pro forma w obrocie gospodarczym

Faktura pro forma pełni kilka praktycznych funkcji w działalności gospodarczej. Przede wszystkim stanowi precyzyjne zestawienie warunków umowy handlowej, w tym szczegółów dotyczących asortymentu, cen, terminów płatności oraz metod rozliczenia. Pozwala to obu stronom transakcji na jasne ustalenie zobowiązań przed zawarciem ostatecznej umowy sprzedaży.

Dokument ten jest szczególnie użyteczny w negocjacjach handlowych, jako oferta cenowa dla klienta, a także w sytuacjach wymagających uzyskania przedpłat lub zaliczek. W obrocie międzynarodowym faktura pro forma często bywa niezbędna do przeprowadzenia procedur celnych, umożliwiając uzyskanie odpowiednich zezwoleń oraz ułatwiając formalności importowe i eksportowe.

Należy podkreślić, że faktura pro forma nie jest dowodem zakupu i nie obliguje odbiorcy do dokonania zapłaty. Jej akceptacja przez klienta (np. poprzez podpisanie lub uiszczenie zaliczki) stanowi oświadczenie woli zawarcia umowy, jednak dopiero wystawienie faktury VAT formalizuje transakcję i generuje zobowiązania podatkowe.

Elementy faktury pro forma – co powinna zawierać?

Chociaż przepisy nie regulują wprost wzoru faktury pro forma, praktyka wskazuje, że powinna ona zawierać niemal wszystkie dane charakterystyczne dla faktury VAT, z wyraźnym oznaczeniem „faktura pro forma” lub „proforma”. Taki zabieg zapobiega pomyłkom interpretacyjnym organów podatkowych.

• Data i miejsce wystawienia dokumentu
• Dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP)
• Numer faktury pro forma (w odrębnej numeracji niż faktury VAT)
• Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (jeśli znana)
• Opis towarów lub usług – nazwa, ilość, miara
• Cena jednostkowa netto, wartość netto
• Stawka i kwota podatku VAT (jeśli dotyczy)
• Wartość brutto
• Warunki płatności – termin i forma
• Uwagi lub dodatkowe informacje dotyczące transakcji

Przygotowanie faktury pro forma w zgodzie z powyższymi wytycznymi umożliwia sprawne przekształcenie jej w fakturę VAT po dokonaniu płatności i realizacji transakcji.

Kiedy i w jaki sposób należy wystawiać fakturę pro forma?

Fakturę pro forma wystawia się najczęściej na etapie negocjacji lub przed realizacją zamówienia, aby poinformować kontrahenta o szczegółowych warunkach transakcji. Może być używana do:

1. Przedstawienia oferty handlowej i uzyskania akceptacji klienta
2. Uzyskania zaliczki lub przedpłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi
3. Ułatwienia procesów celnych w handlu międzynarodowym
4. Przypomnienia o konieczności zapłaty lub wezwania do uregulowania zaległości

W przypadku otrzymania zapłaty na podstawie faktury pro forma sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia właściwej faktury VAT w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część należności. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować negatywnymi konsekwencjami podatkowymi.

Wystawianie faktur pro forma nie jest objęte Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), gdyż dokument ten nie ma charakteru faktury VAT. W związku z tym przedsiębiorcy mogą posługiwać się różnorodnymi narzędziami do generowania proform, w tym programami księgowymi, aplikacjami online oraz bankowością elektroniczną.

Różnice między fakturą pro forma a fakturą VAT oraz fakturą zaliczkową

Pomyłki dotyczące rozróżniania faktury pro forma od faktury VAT lub faktury zaliczkowej są częstym źródłem nieporozumień. Oto kluczowe różnice:

• Faktura pro forma jest dokumentem informacyjnym, nie stanowi podstawy do rozliczenia podatkowego ani księgowego. Nie wywołuje skutków podatkowych i nie obliguje do zapłaty podatku VAT. Jej wystawienie nie jest obowiązkowe i nie podlega ewidencji w rejestrach VAT czy księgach rachunkowych.
• Faktura VAT dokumentuje dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi, powodując powstanie obowiązku podatkowego. Musi zawierać wszystkie dane wymagane ustawą o VAT i podlega ewidencjonowaniu oraz rozliczeniu podatkowemu.
• Faktura zaliczkowa jest wystawiana w momencie otrzymania całości lub części zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. To dokument księgowy, który powoduje powstanie obowiązku podatkowego i musi być prawidłowo rozliczany w VAT oraz podatku dochodowym. Na fakturze zaliczkowej musi znaleźć się informacja o zamawianych towarach/usługach oraz rozbicie kwoty zaliczki na netto, VAT i brutto.

W praktyce faktura pro forma może pełnić funkcję oferty lub wezwania do zapłaty, natomiast dopiero faktura zaliczkowa lub końcowa dokumentuje faktyczny przebieg transakcji i jest podstawą do rozliczeń podatkowych.

Praktyczne implikacje i ryzyka związane z fakturą pro forma

Korzystanie z faktur pro forma niesie za sobą korzyści, ale także wymaga świadomości ich ograniczeń. Jako że pro forma nie jest dokumentem księgowym, nie może być podstawą do odliczenia podatku VAT ani zaksięgowania kosztów. W konsekwencji, nabywca nie może rozliczać wydatków do momentu otrzymania właściwej faktury VAT.

Dla sprzedawcy istotne jest, aby po otrzymaniu wpłaty na podstawie faktury pro forma wystawić fakturę VAT w terminie ustawowym. Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować sankcjami podatkowymi oraz komplikacjami w rozliczeniach z urzędem skarbowym.

Ponadto, błędne traktowanie faktury pro forma jako dokumentu księgowego lub pominięcie jej wyraźnego oznaczenia może prowadzić do nieporozumień i kontroli podatkowych. Warto zatem korzystać z gotowych wzorów i profesjonalnych narzędzi do generowania faktur pro forma, które zapewniają prawidłowe oznaczenie i kompletność danych.

W obrocie międzynarodowym należy pamiętać, że faktura pro forma nie zastępuje faktury eksportowej i nie daje prawa do stosowania obniżonych stawek VAT ani zwolnień podatkowych. Towary wywożone poza UE muszą być potwierdzone właściwymi dokumentami księgowymi.

Podsumowanie i rekomendacje dla przedsiębiorców

Faktura pro forma to narzędzie o dużej wartości informacyjnej i handlowej, które umożliwia precyzyjne określenie warunków transakcji i zabezpiecza interesy obu stron. Niemniej jednak nie zastępuje ona faktury VAT i nie powoduje powstania obowiązków podatkowych.

Przedsiębiorcy powinni stosować faktury pro forma przede wszystkim jako element procesu ofertowego i negocjacyjnego, a po otrzymaniu zapłaty wystawiać właściwe faktury VAT lub faktury zaliczkowe zgodnie z przepisami. Konsekwentne przestrzeganie tych zasad minimalizuje ryzyko nieprawidłowości podatkowych i usprawnia rozliczenia księgowe.

Zaleca się korzystanie z dedykowanych systemów księgowych i fakturowych, które umożliwiają generowanie faktur pro forma wraz z automatycznym przekształceniem ich w faktury VAT po dokonaniu wpłaty. Takie rozwiązania wspierają efektywność zarządzania dokumentacją i ograniczają potencjalne błędy formalne. Zapraszamy do poznania oferty inkubatora przedsiębiorczości i pozbyć się większości problemów z prowadzeniem działalności gospodarczej – na nasze wsparcie zawsze możesz liczyć!.