24 lipca 2025

Działalność nierejestrowana a praca zdalna w 2025 roku.

Działalność nierejestrowana a praca zdalna – prawo, podatki i praktyka

Działalność nierejestrowana, zwana też nieewidencjonowaną, stanowi atrakcyjną formę prowadzenia drobnej aktywności gospodarczej bez konieczności formalnej rejestracji firmy. Szczególnie zyskuje na popularności wśród pracowników etatowych oraz mikroprzedsiębiorców, którzy chcą zyskać dodatkowe źródło dochodu, zachowując jednocześnie stabilność zatrudnienia. W kontekście dynamicznego rozwoju pracy zdalnej, pojawiają się pytania o możliwość łączenia tych form działalności, a także o związane z tym obowiązki prawne, podatkowe i ubezpieczeniowe.

Definicja i ramy prawne działalności nierejestrowanej

Działalność nierejestrowana jest określona w ustawie Prawo przedsiębiorców jako działalność gospodarcza, której przychód w żadnym miesiącu nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia brutto, oraz która nie była wykonywana w ciągu ostatnich 60 miesięcy pod postacią działalności gospodarczej formalnie zarejestrowanej. W 2025 roku limit ten wynosi 3 499,50 zł miesięcznie (75% z 4 666 zł brutto).

Osoby prowadzące taką działalność nie muszą dokonywać wpisu do CEIDG, ani zgłaszać działalności do ZUS, GUS, czy urzędu skarbowego w zakresie rejestracji firmy. Nie obowiązuje ich również prowadzenie pełnej księgowości czy opłacanie składek ZUS z tytułu tej działalności. Jednakże są one zobligowane do prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży oraz do wykazania przychodów i kosztów w rocznym rozliczeniu podatkowym na formularzu PIT-36, gdzie dochód jest opodatkowany na zasadach ogólnych (17% lub 32%).

Praca na etacie a działalność nierejestrowana

Polskie prawo nie wyklucza łączenia zatrudnienia na podstawie umowy o pracę z prowadzeniem działalności nierejestrowanej. Przychody z nierejestrowanej działalności nie podlegają obowiązkowi odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, gdyż te są już regulowane w ramach umowy o pracę przez pracodawcę. W efekcie można równolegle realizować obowiązki pracownicze i rozwijać własny biznes w ramach działalności nierejestrowanej.

Ważne jest jednak, aby działalność dodatkowa nie naruszała postanowień umowy o pracę, w szczególności klauzul dotyczących zakazu konkurencji. Naruszenie takiego zakazu może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia oraz roszczeniami odszkodowawczymi ze strony pracodawcy.

Pracownik nie ma obowiązku informowania pracodawcy o rozpoczęciu działalności nierejestrowanej, o ile nie przewidują tego przepisy wewnętrzne lub specyfika zawodu (np. urzędnicy, osoby na stanowiskach z ograniczeniami). Należy jednak pamiętać, że działalność nie może być prowadzona w czasie pracy etatowej ani wpływać na jakość wykonywanych obowiązków zawodowych.

Specyfika działalności w pracy zdalnej

Praca zdalna, zwłaszcza w zawodach takich jak wirtualna asysta, e-commerce czy konsulting online, znakomicie współgra z działalnością nierejestrowaną. Osoby wykonujące zadania administracyjne, obsługę klienta, przygotowywanie dokumentów czy prowadzenie profili w mediach społecznościowych mogą korzystać z tej formy działalności, testując swoje usługi bez formalnych obciążeń.

Przykładowo, wirtualna asystentka świadcząca usługi zarządzania kalendarzem, obsługi maili i prostych grafik ma prawo prowadzić działalność nierejestrowaną, o ile jej przychody nie przekroczą miesięcznego limitu. Wraz z rozwojem biznesu, przekroczenie limitu wymusi rejestrację działalności gospodarczej.

Ważnym aspektem jest przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO) oraz praw autorskich w zakresie tworzonych materiałów. W kontekście pracy zdalnej, zachowanie poufności informacji klienta i odpowiednie zabezpieczenia techniczne są niezbędne.

Obowiązki podatkowe

Podatnicy prowadzący działalność nierejestrowaną zobowiązani są do prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży, która może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej (np. arkusz kalkulacyjny). Ewidencja ta służy do ustalenia przychodu i kontroli limitu 75% minimalnego wynagrodzenia.

Przychód podatkowy stanowią kwoty faktycznie otrzymane lub postawione do dyspozycji w roku kalendarzowym, w tym wartość świadczeń w naturze. Należy jednak pamiętać, że na potrzeby limitu przychodów miesięcznych wlicza się również kwoty należne, nawet jeśli nie zostały jeszcze zapłacone.

Przychody z działalności nierejestrowanej wykazuje się w rocznym zeznaniu PIT-36, w pozycji dedykowanej działalności nierejestrowanej. Podatek dochodowy rozliczany jest według skali podatkowej, a strata z działalności nierejestrowanej nie może obniżyć dochodu z umowy o pracę.

Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Działalność nierejestrowana nie wiąże się z obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu prowadzenia tej działalności. Składki opłacane są wyłącznie z tytułu umowy o pracę, jeśli taka istnieje. W przypadku świadczenia usług na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie) obowiązek zgłoszenia do ZUS i opłacenia składek spoczywa na zleceniodawcy.

Warto mieć na uwadze, że osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, które nie posiadają innego tytułu do ubezpieczeń, mogą dobrowolnie przystąpić do ubezpieczeń społecznych.

Ograniczenia i wyłączenia działalności nierejestrowanej

Nie każdy może prowadzić działalność nierejestrowaną. Warunkiem jest brak prowadzenia działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy. Osoby wcześniej zarejestrowane jako przedsiębiorcy muszą odczekać ten okres, by ponownie skorzystać z tej formy.

W działalności nierejestrowanej nie można wykonywać czynności wymagających koncesji, zezwoleń lub wpisu do rejestru działalności regulowanej (np. ochrona osób i mienia, sprzedaż alkoholu, usługi detektywistyczne). Ponadto, nie jest dopuszczalne prowadzenie działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy, jeśli istnieje stosowny zakaz w umowie o pracę.

Praktyczne elementy pracy zdalnej a działalność nierejestrowana

Praca zdalna daje elastyczność w zakresie organizacji czasu i miejsca wykonywania zadań. Dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną umożliwia to realizację zleceń bez konieczności wynajmu powierzchni biurowej czy inwestowania w infrastrukturę. Jednocześnie należy pamiętać, że obowiązki wynikające ze stosunku pracy, takie jak sumienność i staranność, muszą być respektowane, a działalność nierejestrowana nie może kolidować z wykonywaniem obowiązków etatowych.

W przypadku pracy zdalnej, pracownik powinien także zapewnić odpowiednie warunki techniczne i bezpieczeństwo danych, zwłaszcza jeśli w ramach działalności nierejestrowanej przetwarza informacje poufne lub dane osobowe swoich klientów.

Podsumowanie

Działalność nierejestrowana stanowi elastyczną i korzystną formę dodatkowego zarobkowania, która doskonale wpisuje się w model pracy zdalnej. Pozwala na testowanie pomysłów biznesowych bez ponoszenia kosztów rejestracji i obowiązków związanych z formalnym przedsiębiorstwem. Łączenie jej z zatrudnieniem na umowę o pracę jest dopuszczalne i często praktykowane, o ile przestrzega się limitów przychodów oraz obowiązków wobec pracodawcy.

Podmioty zainteresowane takim rozwiązaniem powinny monitorować miesięczne przychody, prowadzić rzetelną ewidencję oraz respektować postanowienia umów o pracę dotyczące zakazu konkurencji i zachowania poufności. Musimy również pamiętać o obowiązkach podatkowych, w tym o rozliczeniu dochodów w PIT-36.

W kontekście pracy zdalnej, działalność nierejestrowana pozwala na pełne wykorzystanie elastyczności tego modelu, jednak wymaga staranności w organizacji pracy oraz przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych i praw konsumentów. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy i przedsiębiorczości, jeśli potrzebujesz wsparcia zapraszamy do kontaktu z naszym inkubatorem przedsiębiorczości.