9 grudnia 2025

Ile wynosi najniższa krajowa i koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2026 roku?

Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce wynosi 4806 zł brutto miesięcznie, co stanowi wzrost o 140 zł w stosunku do 2025 roku. Minimalna stawka godzinowa dla umów cywilnoprawnych wzrasta do 31,40 zł brutto. To rozwiązanie, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 11 września 2025 roku, obowiązuje przez cały rok – nie zaplanowano drugiej podwyżki w połowie roku, co stabilizuje planowanie budżetów w firmach. Pracodawca zatrudniający pracownika na minimalnej pensji musi się liczyć z całkowitym kosztem zatrudnienia na poziomie 5790,28 zł miesięcznie. Ta kwota uwzględnia zarówno wynagrodzenie brutto, jak i wszystkie składki ZUS oraz fundusze pokrywane przez pracodawcę.

Warto podkreślić, że z kwoty 4806 zł brutto, pracownik otrzyma netto – przy standardowych założeniach (umowa o pracę, powyżej 26 lat, bez PPK, złożony PIT-2) – około 3605,85 zł. Rozbieżność wynika z obowiązkowych potrąceń: składek ZUS, składki zdrowotnej i podatku PIT. Dla uczestników Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) kwota netto będzie nieco niższa, ze względu na dodatkowe potrącenia.

Jak rośnie najniższa krajowa i jakie są konsekwencje dla firm?

Tempo wzrostu płacy minimalnej w Polsce w ostatniej dekadzie było wyjątkowo dynamiczne. W latach 2020–2026 minimalne wynagrodzenie wzrosło z 2600 zł do 4806 zł brutto, czyli o blisko 85%. Tak silne podwyżki oznaczają dla pracodawców niemal podwojenie kosztów zatrudnienia na przestrzeni sześciu lat. W praktyce, jak wynika z danych rządowych oraz analizy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, wzrost minimalnej pensji pociąga za sobą wzrost wszystkich świadczeń powiązanych z tą kwotą – od stawek za pracę w nocy i odpraw, przez limity świadczeń socjalnych, po wyższe składki ZUS.

Dla pracodawców, zwłaszcza w sektorze MŚP, regularne podwyżki płacy minimalnej to realne wyzwanie dla budżetów. W branżach, gdzie większość pracowników zarabia najniższą krajową (handel, gastronomia, transport, produkcja), podwyżka o 140 zł brutto generuje wzrost kosztu zatrudnienia o około 170 zł miesięcznie na osobę. Przedsiębiorcy muszą więc dostosowywać polityki płacowe, analizować struktury wynagrodzeń i rozważać optymalizację zatrudnienia, inwestycje w automatyzację lub zmiany w ofercie usługowej.

Jak obliczyć koszt całkowity zatrudnienia pracownika na najniższej krajowej w 2026 roku?

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2026 roku to suma wynagrodzenia brutto i narzutów składkowych oraz podatkowych po stronie pracodawcy. Przy płacy minimalnej 4806 zł brutto, składki naliczane przez pracodawcę kształtują się następująco:

• Emerytalna (9,76%): 469,07 zł
• Rentowa (6,5%): 312,39 zł
• Wypadkowa (1,67%): 80,26 zł
• Fundusz Pracy (2,45%): 117,75 zł
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%): 4,81 zł

Łączny koszt po stronie pracodawcy stanowi około 20,48% wynagrodzenia brutto, czyli 984,28 zł. Dodając to do kwoty 4806 zł, uzyskujemy całkowity koszt zatrudnienia – 5790,28 zł. Jeżeli pracownik uczestniczy w PPK, należy doliczyć po stronie pracodawcy dodatkowe 1,5% wynagrodzenia brutto (72,09 zł).

Warto pamiętać, że do kosztów zatrudnienia należy doliczyć także wydatki pośrednie: badania lekarskie i szkolenia BHP, przygotowanie stanowiska pracy, odzież i narzędzia, a także koszty urlopów i absencji chorobowych.

Czy wszystkie składniki wynagrodzenia wliczają się do najniższej krajowej?

Od 2026 roku zaczyna obowiązywać harmonogram wyłączania niektórych składników z podstawy wynagrodzenia minimalnego. Dotychczas można było „dopełniać” płacę minimalną np. premiami, dodatkami funkcyjnymi czy nagrodami regulaminowymi. Zgodnie z nowelizacją ustawy, od 1 stycznia 2026 roku do minimalnej krajowej nie będzie się już wliczał dodatek funkcyjny, a w kolejnych latach wyłączone zostaną także premie i nagrody (planowany termin całkowitego wyłączenia – 2029 rok).

W praktyce oznacza to, że wynagrodzenie zasadnicze pracownika zatrudnionego na pełny etat nie może być niższe niż 4806 zł brutto. Dodatki, premie i nagrody muszą być wypłacane ponad tę kwotę. Dotyczy to zarówno pracowników etatowych, jak i osób na umowie zleceniu, gdzie obowiązuje minimalna stawka godzinowa.

Jakie są skutki podwyżki najniższej krajowej dla świadczeń i limitów?

Wzrost płacy minimalnej uruchamia tzw. efekt domina w systemie wynagrodzeń i świadczeń. Przykładowo, od 2026 roku:

• Dodatek za pracę w nocy wzrośnie do 6,01 zł za godzinę (20% stawki godzinowej z płacy minimalnej).
• Maksymalna odprawa przy zwolnieniach grupowych wyniesie 15-krotność nowego minimum, czyli 72 090 zł brutto.
• Odszkodowania z tytułu dyskryminacji lub mobbingu nie mogą być niższe niż 4806 zł.
• Limit przychodu dla działalności nierejestrowanej wzrośnie do 10 813,50 zł kwartalnie (225% minimalnej krajowej na kwartał).
• Minimalna składka zdrowotna dla przedsiębiorców wzrośnie do 432,54 zł miesięcznie (wcześniej 314,96 zł), bo podstawą wyliczenia będzie 100% minimalnego wynagrodzenia.

Wszystkie te zmiany są powiązane z wysokością najniższej krajowej, dlatego każda jej podwyżka przekłada się bezpośrednio na rosnące koszty dla pracodawców.

Jak wzrost płacy minimalnej wpływa na różne formy zatrudnienia?

W 2026 roku minimalne wynagrodzenie dotyczy nie tylko umów o pracę, ale także umów zlecenia i umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu. Minimalna stawka godzinowa wynosi tu 31,40 zł brutto. Pracodawca lub zleceniodawca ma obowiązek zagwarantować tę stawkę niezależnie od liczby godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu.

W przypadku umów o dzieło nie ma obowiązku stosowania minimalnego wynagrodzenia, a więc te umowy nie podlegają oskładkowaniu ZUS, co sprawia, że są one tańsze w obsłudze dla przedsiębiorców. Jednak stosowanie umów cywilnoprawnych wyłącznie w celu ominięcia przepisów o umowie o pracę może skutkować poważnymi sankcjami – od kar finansowych po obowiązek wypłaty zaległych świadczeń.

Jakie są najczęstsze błędy w kalkulacji kosztu zatrudnienia w 2026 roku?

W praktyce, wiele firm niedoszacowuje całkowitego kosztu zatrudnienia, pomijając narzuty ZUS po stronie pracodawcy, wpłaty do PPK czy koszty pozapłacowe, takie jak rekrutacja, szkolenia czy absencje pracowników. Często nie uwzględnia się też sezonowych lub jednorazowych wydatków. Przykład: jeśli firma zatrudnia kilku pracowników na płacy minimalnej, wzrost o 140 zł brutto oznacza w skali roku ponad 2000 zł dodatkowego kosztu na osobę – nie uwzględniając jeszcze rosnących kosztów benefitów czy świadczeń.

Aby uniknąć błędów, specjaliści zalecają korzystanie z aktualnych kalkulatorów kosztów pracowniczych i regularną weryfikację danych w kontekście zmian legislacyjnych.

Jak optymalizować koszty zatrudnienia zgodnie z prawem?

Optymalizacja kosztów zatrudnienia w warunkach rosnącej najniższej krajowej wymaga strategicznego podejścia. W praktyce firmy wykorzystują:

1. Elastyczne formy zatrudnienia – umowy cywilnoprawne, outsourcing, praca projektowa (przy zachowaniu zgodności z prawem pracy).
2. Benefity pozapłacowe – karty sportowe, prywatna opieka medyczna, elastyczny czas pracy, dofinansowania do szkoleń.
3. Wykorzystanie ulg i zwolnień – preferencyjne składki ZUS dla młodych firm, ulgi podatkowe dla pracowników do 26 roku życia, zwolnienia z FP i FGŚP dla wybranych grup.
4. Automatyzację i cyfryzację procesów – wdrożenie systemów HR i payroll, które pozwalają lepiej kontrolować koszty i optymalizować wydajność zespołu.

Warto również analizować, czy struktura benefitów i dodatków motywacyjnych jest dostosowana do aktualnych potrzeb pracowników oraz czy nie istnieją obszary, w których można osiągnąć oszczędności bez pogarszania warunków pracy.

Jakie są obowiązki i ryzyka dla pracodawców w 2026 roku?

Obowiązek wypłaty wynagrodzenia co najmniej na poziomie minimalnym obowiązuje wszystkich pracodawców zatrudniających w oparciu o umowę o pracę lub umowy cywilnoprawne objęte ustawą. Niedopełnienie tego obowiązku to ryzyko wysokich kar – grzywna do 30 000 zł za umowę o pracę i do 45 000 zł za umowy cywilnoprawne, a także obowiązek wypłaty zaległych wynagrodzeń wraz z odsetkami.

Pracownicy mogą dochodzić swoich praw zarówno przed Państwową Inspekcją Pracy, jak i w sądzie pracy. Przedawnienie roszczeń wynosi trzy lata od terminu wymagalności wynagrodzenia. Warto także pamiętać, że od 2026 roku podniesione zostaną limity odpowiedzialności karnej za wykroczenia skarbowe i maksymalne kary administracyjne.

Jakie wyzwania niesie wzrost kosztów zatrudnienia?

Regularny wzrost najniższej krajowej a koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2026 roku to wyzwanie, które wymusza na firmach większą efektywność i elastyczność. Część przedsiębiorstw będzie musiała rozważyć inwestycje w automatyzację, ograniczenie etatów lub podniesienie cen usług i towarów. Dla innych, wyższe wynagrodzenia mogą być szansą na przyciągnięcie i utrzymanie talentów oraz budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku pracy.

Wyższa płaca minimalna to również korzyści dla samych pracowników – większe bezpieczeństwo socjalne, wyższe świadczenia (np. chorobowe, macierzyńskie), lepsza motywacja do pracy i mniejsza rotacja w zespołach. Dla firm, które już dziś inwestują w cyfryzację i nowoczesne narzędzia zarządzania, nadchodzący rok może być impulsem do dalszego rozwoju i optymalizacji procesów HR.

Zapraszamy do kontaktu

Jeśli potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w zakresie zatrudnienia pracownika w 2026 roku, zapraszamy do Firmy dla Każdego. Inkubator przedsiębiorczości wspiera zarówno freelancerów, jak i osoby testujące biznes, oferując legalne i bezpieczne rozwiązania umożliwiające prowadzenie działalności bez konieczności rejestracji JDG oraz bez wysokich składek ZUS. Szczegóły znajdziesz na firmadlakazdego.pl.