28 sierpnia 2025

Wystawianie faktur przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej

Czy osoba fizyczna może wystawić fakturę? To pytanie, które regularnie powraca wśród freelancerów, drobnych usługodawców oraz osób, które zarabiają okazjonalnie poza działalnością gospodarczą. Odpowiedź wymaga znajomości przepisów podatkowych, rozróżnienia typów dokumentów oraz zrozumienia, na jakich zasadach polskie prawo dopuszcza dokumentowanie sprzedaży przez osoby niebędące przedsiębiorcami.

Definicje i podstawy prawne: kiedy faktura, kiedy rachunek

W polskim systemie prawnym faktura to dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub usług, mający kluczowe znaczenie dla rozliczeń podatku VAT. Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek wystawienia faktury dotyczy podmiotów wykonujących czynności opodatkowane, czyli podatników VAT. Podatnikiem VAT – jak precyzuje art. 15 ustawy o VAT – może być osoba fizyczna, ale tylko wtedy, gdy prowadzi samodzielnie działalność gospodarczą w rozumieniu tej ustawy.

Działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy o VAT to nie tylko klasyczna firma zarejestrowana w CEIDG, ale także każda działalność producentów, handlowców, usługodawców, osób wykonujących wolne zawody, a nawet rolników. Jednak działalność musi mieć charakter ciągły, zorganizowany i zarobkowy. Osoby fizyczne, które nie spełniają tych kryteriów, nie są podatnikami VAT, a tym samym nie mogą wystawiać faktur VAT w swoim imieniu.

Kto może wystawić fakturę VAT?

• Osoba fizyczna prowadząca zarejestrowaną działalność gospodarczą jako czynny podatnik VAT (po zgłoszeniu VAT-R do urzędu skarbowego).
• Podmiot korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego w VAT – wówczas wystawia fakturę bez VAT (ze wskazaniem powodu zwolnienia).

Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, nawet jeśli sporadycznie wykonują usługi czy sprzedają towary, nie są uprawnione do wystawiania faktur VAT. Wyjątkiem są sytuacje szczególne, np. sprzedaż nieruchomości, gdy prawo nakazuje rozliczenie VAT – ale wtedy taki sprzedawca musi zarejestrować się jako podatnik VAT przed dokonaniem transakcji.

Faktura bez działalności gospodarczej – co jest możliwe?

Dla osób fizycznych, które nie mają firmy i nie są zarejestrowane jako podatnicy VAT, ustawodawca przewidział inne formy dokumentowania sprzedaży:

• Rachunek – uproszczony dokument, wydawany na żądanie klienta, potwierdzający sprzedaż lub wykonanie usługi.
• Faktura bez VAT – dokument wystawiany przez osoby korzystające ze zwolnienia z VAT (podmiotowego lub przedmiotowego), również prowadzące działalność nierejestrowaną.

Działalność nierejestrowana to szczególna forma dopuszczona przez prawo – możliwa, gdy przychód miesięczny nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia brutto, a osoba nie prowadziła działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy. W takim przypadku można wystawiać rachunki lub faktury bez VAT, nie wykazując podatku od towarów i usług. To rozwiązanie jest często wykorzystywane przez osoby świadczące drobne usługi lub sprzedające własnoręcznie wykonywane przedmioty.

Jakie dokumenty może wystawić osoba fizyczna?

Rachunek

Rachunek jest podstawową formą udokumentowania sprzedaży przez osobę nieprowadzącą działalności gospodarczej. Powinien zawierać:

• Imię, nazwisko i adres sprzedawcy oraz nabywcy,
• Datę wystawienia i numer kolejny rachunku,
• Opis towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową,
• Łączną kwotę do zapłaty (liczbowo i słownie).

Rachunek nie musi zawierać NIP-u, stawki VAT ani szczególnych adnotacji. W przypadku umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) rachunek może być podstawą do wypłaty wynagrodzenia.

Faktura bez VAT

Osoby korzystające ze zwolnienia z VAT (np. prowadzące działalność nierejestrowaną) mogą wystawić fakturę bez podatku VAT. Na takim dokumencie w miejscu stawki VAT pojawia się oznaczenie „zw”, a w przypadku zwolnienia przedmiotowego konieczne jest wskazanie podstawy prawnej (np. art. 43 ust. 1 ustawy o VAT).

Dokumenty elektroniczne

Zarówno rachunek, jak i fakturę bez VAT można wystawić w formie elektronicznej, np. jako plik PDF. Warunkiem prawidłowości jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentu. Zgoda odbiorcy na e-dokument może być wyrażona nawet w sposób dorozumiany, np. poprzez opłacenie rachunku przesłanego e-mailem.

Obowiązki dokumentacyjne i fiskalne

Gdy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej dokonuje sprzedaży lub świadczy usługę, nie ma obowiązku rejestrowania tej czynności na kasie fiskalnej, o ile nie przekracza określonych limitów lub nie świadczy usług w branżach objętych bezwzględnym obowiązkiem stosowania kas. W większości przypadków sprzedaż potwierdza się rachunkiem lub fakturą bez VAT na żądanie nabywcy.

W przypadku działalności nierejestrowanej, przekroczenie limitu przychodów (75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie) obliguje do rejestracji działalności gospodarczej i wejścia w pełny reżim podatkowy, w tym obowiązek rozliczania VAT (po przekroczeniu 200 000 zł rocznie lub dobrowolnej rejestracji).

Kiedy trzeba wystawić dokument na żądanie klienta?

Jeśli klient (nabywca) zażąda rachunku lub faktury w terminie do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar, sprzedawca ma obowiązek wystawić taki dokument. Po tym terminie wystawienie rachunku czy faktury jest fakultatywne.

Rachunek należy wystawić w terminie:

• do 7 dni od wykonania usługi lub wydania towaru (jeśli żądanie rachunku zgłoszono przed wykonaniem),
• do 7 dni od dnia zgłoszenia żądania (jeśli zgłoszono po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru).

Faktura VAT bez firmy – czy to w ogóle możliwe?

Polskie prawo nie pozwala osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej wystawić faktury VAT we własnym imieniu i na własny rachunek. Wynika to jednoznacznie z przepisów ustawy o VAT – uprawnieni są wyłącznie zarejestrowani podatnicy VAT. Wystawienie faktury VAT bez rejestracji działalności i bez złożenia druku VAT-R jest nielegalne i może skutkować poważnymi konsekwencjami skarbowymi, w tym grzywną.

Wyjątki – faktura VAT przez pośrednika

Istnieją jednak rozwiązania rynkowe, które umożliwiają osobom fizycznym wystawianie faktur VAT bez zakładania firmy. Przykładowo, platformy takie jak Bizky czy Useme działają jako pośrednicy – zawierają umowę z freelancerem, same wystawiają fakturę VAT klientowi, a następnie wypłacają wynagrodzenie po potrąceniu podatku. W takiej sytuacji formalnym wystawcą faktury VAT jest pośrednik, nie osoba fizyczna.

„Wystawianie faktur VAT bez rejestracji działalności gospodarczej i bez statusu podatnika VAT jest naruszeniem prawa podatkowego i grozi sankcjami karnoskarbowymi.”

Elementy faktury dla osoby fizycznej – co musi zawierać dokument?

Faktura wystawiana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• kolejny numer,
• imię i nazwisko oraz adres nabywcy (bez NIP),
• imię i nazwisko (lub nazwę firmy) oraz adres sprzedawcy i jego NIP,
• nazwę towaru/usługi, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową netto,
• wartość netto, stawkę i kwotę VAT (jeśli dotyczy),
• kwotę należności ogółem.

W przypadku faktur bez VAT obowiązek wpisania stawki VAT zastępuje się adnotacją „zw” lub innym oznaczeniem zwolnienia. Na fakturze dla osoby fizycznej nie trzeba podawać PESEL ani NIP nabywcy.

Najczęstsze błędy i konsekwencje podatkowe

Wystawienie faktury VAT bez odpowiednich uprawnień jest czynem zabronionym i skutkuje nie tylko obowiązkiem zapłaty wykazanego podatku, ale także odpowiedzialnością karnoskarbową. Zdarza się, że osoby fizyczne nieświadomie przekraczają granicę między działalnością nierejestrowaną a działalnością gospodarczą, często w wyniku stałych lub powtarzalnych zleceń.

Błędy na fakturze (np. niewłaściwa numeracja, brak wymaganych danych, niewłaściwa stawka VAT) mogą utrudnić nabywcy dochodzenie swoich praw (np. reklamacji, zwrotu towaru) i udokumentowanie wydatku do celów podatkowych. W przypadku pomyłki możliwa jest korekta dokumentu (nota korygująca lub faktura korygująca).

Rachunek i faktura w działalności nierejestrowanej – praktyczne aspekty

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną powinna prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Rachunki lub faktury bez VAT wystawia się na żądanie klienta, a dokumenty można przechowywać w wersji papierowej lub elektronicznej. Przychody z tej działalności należy wykazać w rocznym zeznaniu PIT.

W przypadku rozliczeń transakcji w walutach obcych, kwoty na rachunku lub fakturze należy przeliczyć na złote według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego uzyskanie przychodu.

Zmiany od 2026 roku – KSeF i e-faktury

Od 2026 roku wchodzi obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Mniejsi podatnicy zostaną objęci tym obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r., a duzi przedsiębiorcy od 1 lutego 2026 r. Faktury B2B będą musiały być wystawiane w KSeF, natomiast faktury B2C (dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) pozostają fakultatywne w tym systemie.

System KSeF wymaga, aby każdy wystawca faktury miał numer NIP – co w praktyce wyklucza osoby fizyczne nieprowadzące działalności z możliwości samodzielnego wystawiania faktur w tym systemie.

Podsumowanie i rekomendacje eksperta

Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest podatnikiem VAT, nie może wystawić faktury VAT w swoim imieniu. W przypadku sporadycznych usług lub sprzedaży, możliwe jest udokumentowanie transakcji rachunkiem lub fakturą bez VAT, zwłaszcza w ramach działalności nierejestrowanej. Przekroczenie limitów przychodu lub charakteru prowadzonej działalności obliguje do rejestracji firmy.

Jeżeli klient wymaga faktury VAT, jedynym legalnym sposobem jest założenie działalności gospodarczej i rejestracja jako podatnik VAT lub skorzystanie z usług pośrednika wystawiającego faktury VAT (np. platformy typu Bizky/Useme). Wszelkie próby obejścia przepisów grożą poważnymi konsekwencjami podatkowymi.

Osoby rozważające regularną sprzedaż lub świadczenie usług powinny rozważyć rejestrację działalności gospodarczej i wybór odpowiedniej formy rozliczeń podatkowych. W razie wątpliwości, warto skorzystać z pomocy doświadczonego doradcy podatkowego lub biura rachunkowego.