15 sierpnia 2025

Faktura w działalności nierejestrowanej – zasady i obowiązki podatkowe

Faktura w działalności nierejestrowanej to zagadnienie, które budzi wiele wątpliwości wśród początkujących przedsiębiorców decydujących się na prowadzenie drobnej działalności zarobkowej poza rejestracją w CEIDG. Wyjaśnienie mechanizmów dokumentowania sprzedaży, obowiązków podatkowych i ewidencyjnych oraz niuansów związanych ze zwolnieniem z VAT lub koniecznością jego rozliczania jest kluczowe dla uniknięcia błędów i potencjalnych konsekwencji fiskalnych. W niniejszym opracowaniu przedstawiam precyzyjny i praktyczny przewodnik po fakturowaniu w warunkach działalności nierejestrowanej, z uwzględnieniem aktualnych przepisów i praktyki administracyjnej.

Działalność nierejestrowana – istota i warunki prowadzenia

Działalność nierejestrowana, zwana też nieewidencjonowaną, umożliwia osobom fizycznym legalne uzyskiwanie przychodów z drobnej aktywności zarobkowej bez formalnej rejestracji firmy. Podstawowym warunkiem jest nieprzekroczenie miesięcznego limitu przychodów – w 2025 roku stanowi on 3499,50 zł brutto (75% minimalnego wynagrodzenia za pracę). Przekroczenie progu generuje obowiązek rejestracji działalności gospodarczej w ciągu 7 dni.

Dodatkowe warunki to:

• brak prowadzenia działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy;
• wykonywanie działalności tylko w zakresie niewymagającym koncesji, zezwoleń lub wpisu do rejestru działalności regulowanej;
• prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży;
• przestrzeganie praw konsumentów (m.in. prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość, obsługa reklamacji);
• rozliczanie przychodów w rocznym zeznaniu PIT-36.

Obowiązki dokumentacyjne: faktura, rachunek, ewidencja

Kiedy i komu należy wystawić fakturę?

W działalności nierejestrowanej nie występuje obowiązek wystawiania faktury do każdej transakcji. Sprzedaż ewidencjonuje się w uproszczonej ewidencji sprzedaży. Fakturę (lub rachunek) wystawia się:

• na wyraźne żądanie klienta (zarówno konsumenta, jak i przedsiębiorcy);
• w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę (w całości lub części).

W praktyce oznacza to, że klient ma prawo zażądać faktury do 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży. Po upływie tego terminu wystawienie dokumentu jest fakultatywne.

Elementy obowiązkowe faktury bez VAT

Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, wystawiasz fakturę bez VAT. Powinna ona zawierać:

• datę wystawienia,
• kolejny numer faktury (zgodny z wybraną numeracją),
• imię i nazwisko oraz adres sprzedawcy i nabywcy (adres wymagany ustawowo, choć w praktyce niektóre platformy pozwalają go pominąć),
• nazwę towaru lub usługi,
• miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową,
• kwotę należności ogółem.

Nie ma obowiązku podawania numeru NIP ani PESEL, jednak jeśli posiadasz NIP (np. z wcześniejszej działalności lub z powodu posiadania kasy fiskalnej), możesz go umieścić dobrowolnie.

Na fakturze bez VAT można (ale nie trzeba) wskazać podstawę prawną zwolnienia z VAT, np. „Zwolnione z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.

Faktura VAT – kiedy jest wymagana i jak ją wystawić?

Obowiązek wystawiania faktur VAT pojawia się wyłącznie, jeśli jesteś zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. W działalności nierejestrowanej taka sytuacja może wynikać z:

• dobrowolnej rezygnacji ze zwolnienia podmiotowego z VAT,
• wymogów ustawowych – np. sprzedaży towarów lub usług wyłączonych z prawa do zwolnienia (usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie, wyroby akcyzowe, sprzęt elektroniczny).

Proces rejestracji do VAT obejmuje złożenie formularza VAT-R oraz (jeśli brak) uzyskanie numeru NIP poprzez NIP-7. Po rejestracji należy prowadzić ewidencję VAT i składać deklaracje oraz pliki JPK.

Prawidłowo wystawiona faktura VAT musi zawierać:

• datę wystawienia,
• unikalny numer faktury,
• imię i nazwisko (lub nazwę) i adres sprzedawcy oraz nabywcy,
• numer NIP sprzedawcy i nabywcy (w przypadku przedsiębiorcy),
• datę sprzedaży/usługi (jeśli inna niż data wystawienia),
• nazwę towaru/usługi, ilość, miarę, cenę netto, rabaty,
• wartość netto, stawkę VAT, kwotę VAT, wartość brutto,
• sumy sprzedaży wg stawek VAT, kwotę podatku od sumy sprzedaży netto.

Faktura VAT wystawiona przez osobę nierejestrowaną, ale zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT, uprawnia nabywcę do odliczenia podatku VAT na zasadach ogólnych, pod warunkiem, że zakup jest związany z działalnością opodatkowaną VAT.

Rachunek a faktura – różnice

W działalności nierejestrowanej można dokumentować sprzedaż zarówno rachunkiem, jak i fakturą (zależnie od statusu w VAT i wymagań nabywcy). Rachunek nie zawiera informacji o podatku VAT i jego stosowanie jest dopuszczalne przy sprzedaży zwolnionej z VAT. W praktyce pojęcia te bywają używane zamiennie, lecz dla celów podatkowych i księgowych istotne jest zastosowanie właściwej formy dokumentu.

Działalność nierejestrowana a VAT – zwolnienia, rejestracja, konsekwencje

Zwolnienie podmiotowe z VAT

Podstawowa zasada: jeśli roczny obrót nie przekracza 200 000 zł (od 2026 r. – 240 000 zł), osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Limit liczony jest proporcjonalnie, jeśli działalność rozpoczęto w trakcie roku.

Wyjątki – obowiązek rejestracji do VAT od pierwszej transakcji powstaje m.in. przy:

• sprzedaży metali szlachetnych, wyrobów akcyzowych (z wyjątkiem energii elektrycznej, papierosów, wybranych aut),
• sprzedaży kosmetyków, elektroniki, urządzeń AGD, komputerów,
• świadczeniu usług prawniczych, doradczych, jubilerskich, windykacyjnych.

W tych przypadkach zwolnienie z VAT nie przysługuje bez względu na poziom obrotów, a rejestracja do VAT jest obligatoryjna przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej.

Skutki błędów w fakturowaniu

Wystawienie faktury VAT bez rejestracji jako czynny podatnik VAT skutkuje obowiązkiem zapłaty wykazanego podatku wraz z odsetkami, pomimo braku prawa do jego odliczenia przez nabywcę. Brak wystawienia faktury (lub rachunku) na żądanie klienta w ustawowym terminie naraża na sankcje karno-skarbowe. Dodatkowo, z dniem przekroczenia limitu przychodów działalności nierejestrowanej, niezależnie od formy dokumentacji, powstaje obowiązek rejestracji działalności gospodarczej oraz zgłoszenia do ZUS.

Praktyka wystawiania faktur – narzędzia, formaty, archiwizacja

Faktury i rachunki można wystawiać w dowolnej formie – zarówno papierowej, jak i elektronicznej (PDF, e-faktura). Dozwolone jest korzystanie z prostych arkuszy kalkulacyjnych, wzorów w Word/Excel lub aplikacji do fakturowania (np. Fakturownia, Sky-Shop, firmly). Ważne, by dokument zawierał wszystkie wymagane przepisami elementy.

Numeracja faktur powinna być logiczna i przejrzysta – np. 1/2025, 2/2025 itd. W przypadku działalności nierejestrowanej nie ma obowiązku podpisywania faktur. Przechowywanie dokumentów sprzedaży jest obligatoryjne przez 5 lat dla celów podatkowych.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – nowe wyzwania

Od 2026 roku, także podmioty prowadzące działalność nierejestrowaną, które zdecydują się wystawiać e-faktury, będą musiały korzystać z KSeF. System ten wymusza określoną strukturę i format dokumentów sprzedaży oraz ich elektroniczne przesyłanie do organów podatkowych. W praktyce oznacza to konieczność korzystania z kompatybilnych programów do fakturowania lub generowania faktur w formacie XML.

Obowiązki ewidencyjne i rozliczenie podatkowe

Uproszczona ewidencja sprzedaży jest obligatoryjna – można ją prowadzić w zeszycie lub arkuszu elektronicznym. Każda sprzedaż powinna być ujęta nie później niż przed dokonaniem kolejnej sprzedaży następnego dnia. W ewidencji wskazuje się m.in. datę sprzedaży, wartość sprzedaży i sumę narastającą za dany okres.

Przychody z działalności nierejestrowanej rozlicza się w PIT-36 w części dotyczącej działalności nierejestrowanej. Podatek dochodowy jest płacony jednorazowo, po zakończeniu roku podatkowego. Wydatki związane z działalnością można rozliczać jako koszty uzyskania przychodu – wymaga to jednak odpowiedniego udokumentowania (faktury, rachunki, paragony).

Kasa fiskalna i inne obowiązki formalne

Większość osób prowadzących działalność nierejestrowaną nie musi korzystać z kasy fiskalnej, jeśli roczny obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie przekracza 20 000 zł. Obowiązek ten dotyczy wybranych branż (np. naprawa pojazdów, usługi fryzjerskie, kosmetyczne) bez względu na poziom obrotów oraz sytuacji, gdy sprzedaż odbywa się za gotówkę, a nie przelewem bankowym.

Przykłady praktyczne

• Kasia prowadzi działalność nierejestrowaną jako fotografka. Jej roczny przychód to 30 000 zł, a koszty sprzętu i licencji – 8 000 zł. Ostateczny dochód 22 000 zł podlega opodatkowaniu według skali podatkowej w PIT-36.
• Pan Tomasz świadczy usługi doradcze bez rejestracji firmy. Jako że usługi doradcze są wyłączone ze zwolnienia z VAT, musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT przed pierwszą sprzedażą, a każda faktura musi zawierać jego NIP oraz wykazany VAT.

Najczęstsze błędy i pułapki

• Wystawianie faktur VAT bez rejestracji jako czynny podatnik VAT – skutkuje koniecznością zapłaty podatku i brakiem prawa do odliczenia przez nabywcę.
• Niedotrzymanie terminu wystawienia faktury na żądanie klienta – może prowadzić do sankcji karno-skarbowych.
• Korzystanie z niewłaściwego wzoru dokumentu – brak wymaganych elementów może skutkować zakwestionowaniem kosztu przez kontrahenta lub organ podatkowy.
• Nierzetelna ewidencja sprzedaży – w razie kontroli fiskus sam określi podstawę opodatkowania, często na niekorzyść podatnika.

Podsumowanie

Prowadzenie działalności nierejestrowanej i wystawianie faktur to istotny element dla osób rozpoczynających zarabianie na mniejszą skalę. Kluczowe jest:

1. Ścisłe monitorowanie przychodów i gotowość do rejestracji działalności gospodarczej po przekroczeniu limitu.
2. Wystawianie faktur/rachunków na żądanie klienta, z zachowaniem wymaganych elementów formalnych.
3. Rozróżnianie statusu podatkowego (zwolnienie z VAT vs. czynny podatnik VAT) i stosowanie właściwych wzorów dokumentów.
4. Prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży i przechowywanie dokumentacji przez wymagany okres.
5. Stosowanie się do regulacji dotyczących KSeF od 2026 roku.

W razie wątpliwości dotyczących prawidłowego fakturowania lub rozliczeń podatkowych, warto rozważyć konsultację z doradcą podatkowym lub skorzystanie z dedykowanych narzędzi online, które pomagają uniknąć błędów formalnych i podatkowych.