3 lipca 2025

 Praca zdalna za granicą a opodatkowanie

 Rezydencja podatkowa a praca zdalna za granicą

Istotnym aspektem w pracy zdalnej za granicą oraz opodatkowania jest ustalenie rezydencji podatkowej pracownika. Zgodnie z art. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, polskim rezydentem podatkowym jest osoba, która posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (tzw. ośrodek interesów życiowych) albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Spełnienie choćby jednej z tych przesłanek powoduje, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce i zobowiązany jest do opodatkowania całości swoich dochodów, niezależnie od miejsca ich uzyskania.

 W przypadku pracy zdalnej za granicą, ważne jest, że opodatkowaniu podlega miejsce faktycznego wykonywania pracy – to właśnie tam uzyskiwany dochód jest potencjalnie opodatkowany. Praca zdalna a podatki międzynarodowe regulowana jest także przez umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawarte przez Polskę z innymi państwami. Zgodnie z tymi umowami, wynagrodzenie za pracę najemną jest opodatkowane w kraju rezydencji podatkowej pracownika, chyba że praca jest wykonywana w drugim państwie, gdzie może podlegać tamtejszemu opodatkowaniu pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów (np. przekroczenia 183 dni pobytu).

 Konsekwencje zmiany rezydencji podatkowej

 Długotrwały pobyt za granicą może skutkować zmianą rezydencji podatkowej. W sytuacji, gdy pracownik zmienia miejsce zamieszkania na inny kraj i tam spełnia warunki rezydencji, podlega tamtejszym przepisom podatkowym od całości swoich dochodów. Warto podkreślić, że w przypadku rezydencji w dwóch krajach zastosowanie mają reguły kolizyjne określone w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania, które pomagają rozstrzygnąć konflikt i uniknąć podwójnego opodatkowania.

 Opodatkowanie pracy zdalnej wykonywanej za granicą

 Praca zdalna za granicą podlega opodatkowaniu w kraju, w którym faktycznie jest wykonywana. Dla polskich rezydentów podatkowych, którzy wykonują pracę zdalną poza granicami Polski, dochody te podlegają opodatkowaniu w Polsce, o ile nie zmieniają rezydencji podatkowej. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli pracownik fizycznie przebywa za granicą, to podatek dochodowy praca zdalna za granicą musi być rozliczony w Polsce.

 W sytuacji gdy praca zdalna jest wykonywana dla zagranicznego pracodawcy, a pracownik pozostaje rezydentem Polski, obowiązek rozliczenia podatkowego pracy zdalnej za granicą spoczywa na pracowniku. Zagraniczny pracodawca z reguły nie jest płatnikiem podatku w Polsce, co oznacza, że pracownik samodzielnie wpłaca zaliczki na podatek dochodowy (do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania dochodu) i składa roczne zeznanie podatkowe PIT-36.

Praca zdalna za granicą a obowiązki ubezpieczeniowe i składki ZUS

 Obok kwestii podatkowych, istotne są także regulacje dotyczące ubezpieczeń społecznych. Zasadniczo pracownik, który pozostaje polskim rezydentem podatkowym i wykonuje pracę zdalną za granicą, podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych i powinien być zgłoszony do ZUS.

 W przypadku pracy zdalnej w państwach członkowskich Unii Europejskiej stosuje się rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004, które koordynuje systemy zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z nim, pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu w państwie, w którym wykonuje znaczną część pracy, a jeśli pracuje w kilku państwach, w państwie, w którym ma miejsce zamieszkania, pod warunkiem, że praca zdalna w kraju zamieszkania nie przekracza 50% czasu pracy całkowitej.

 Umowa ramowa dotycząca telepracy transgranicznej od 2023 roku

 Od 1 lipca 2023 r. obowiązuje Umowa Ramowa dotycząca stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach telepracy transgranicznej. Umożliwia ona pozostanie pod ubezpieczeniem społecznym kraju pracodawcy, jeśli praca zdalna w kraju zamieszkania wynosi co najmniej 25%, ale mniej niż 50% całkowitego czasu pracy.

 Warunkiem jest złożenie wniosku do ZUS i uzyskanie zaświadczenia A1, które potwierdza przynależność do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych. Brak takiego dokumentu może skutkować nałożeniem kar zarówno na pracownika, jak i pracodawcę.

 Ryzyko powstania zagranicznego zakładu i jego skutki podatkowe

 Praca zdalna za granicą może rodzić ryzyko powstania tzw. zagranicznego zakładu (permanent establishment, PE) dla pracodawcy, co skutkuje koniecznością opodatkowania części dochodów firmy w kraju, z którego wykonywana jest praca. Zgodnie z art. 5 Modelowej Konwencji OECD, zakładem jest stała placówka, przez którą przedsiębiorstwo prowadzi działalność gospodarczą, np. biuro, siedziba zarządu, czy nawet miejsce pracy pracownika, jeśli spełnia określone warunki.

 Organy podatkowe w Polsce i orzecznictwo wskazują, że nawet wykonywanie pracy zdalnej w mieszkaniu pracownika za granicą, z wykorzystaniem firmowego sprzętu, może zostać uznane za stałą placówkę firmy, jeśli spełnia charakter działalności gospodarczej. To z kolei może skutkować koniecznością rozliczenia podatków w obu krajach, prowadzenia osobnej księgowości oraz nałożeniem dodatkowych obowiązków administracyjnych.

 Jednakże w wyroku WSA we Wrocławiu z 10 października 2023 r. podkreślono, że samo wykonywanie pracy zdalnej z mieszkania lub hotelowego pokoju, przy wykorzystaniu laptopa i telefonu, nie stanowi zagranicznego zakładu. Każdy przypadek wymaga indywidualnej analizy.

Praktyka rozliczeń podatkowych przy pracy zdalnej za granicą

 Pracownicy wykonujący pracę zdalną za granicą powinni zwrócić szczególną uwagę na obowiązek samodzielnego rozliczenia podatkowego w Polsce, jeśli są polskimi rezydentami podatkowymi. Obowiązek wpłacania comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy oraz składania rocznego zeznania podatkowego (formularz PIT-36) jest niezmienny, nawet jeśli wynagrodzenie jest wypłacane przez zagranicznego pracodawcę.

 W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na terenie Polski dla zagranicznego pracodawcy, obowiązki podatkowe pracownika są analogiczne, jednak pracodawca z reguły nie odprowadza zaliczek na podatek, co powoduje konieczność samodzielnego rozliczenia się przez pracownika.

 Warto podkreślić, że wynagrodzenie otrzymywane w walucie obcej należy przeliczyć na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

 Znaczenie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania

 Umowy międzynarodowe mają znaczenie w przypadku pracy zdalnej za granicą, zwłaszcza gdy dochodzi do opodatkowania w więcej niż jednym kraju. W takich sytuacjach stosuje się metody unikania podwójnego opodatkowania, takie jak metoda wyłączenia z progresją lub metoda zaliczenia proporcjonalnego, co pozwala na uniknięcie podwójnego obciążenia podatkowego przy jednoczesnym zachowaniu prawidłowego rozliczenia dochodów.

Praca zdalna za granicą wymaga dokładnej analizy przepisów podatkowych oraz ubezpieczeniowych, zarówno ze strony pracownika, jak i pracodawcy. Prawidłowe ustalenie rezydencji podatkowej, znajomość postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz przestrzeganie nowych regulacji ZUS dotyczących telepracy transgranicznej pozwala na optymalne i zgodne z prawem rozliczenie dochodów oraz składek. Wzrost popularności pracy zdalnej w różnych jurysdykcjach wymusza na stronach współpracę z ekspertami, którzy pomogą w interpretacji i stosowaniu skomplikowanych regulacji międzynarodowych.

Najczęściej zadawane pytania

Czy można wykonywać pracę zdalną z zagranicy na polskiego pracodawcę?

Tak, praca zdalna z zagranicy na polskiego pracodawcę jest możliwa, pod warunkiem uzgodnienia tego z pracodawcą. Kodeks pracy nie ogranicza miejsca wykonywania pracy zdalnej do terytorium Polski, jednak należy pamiętać o konsekwencjach podatkowych i ubezpieczeniowych wynikających z miejsca świadczenia pracy.

Jak ustalić miejsce opodatkowania przy pracy zdalnej za granicą?

Miejsce opodatkowania zależy przede wszystkim od miejsca faktycznego wykonywania pracy oraz statusu rezydencji podatkowej pracownika. Polski rezydent podatkowy podlega opodatkowaniu w Polsce od całości dochodów, nawet jeśli pracuje fizycznie za granicą. W przypadku przekroczenia 183 dni pobytu w innym kraju, może powstać obowiązek podatkowy także w tym kraju, co wymaga analizy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Czy praca zdalna za granicą wpływa na składki zus?

Pracownik wykonujący pracę zdalną za granicą dla polskiego pracodawcy podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, o ile pozostaje polskim rezydentem i pracuje na podstawie umowy o pracę. Od 1 lipca 2023 r. obowiązuje porozumienie dotyczące telepracy transgranicznej, które pozwala na pozostanie w polskim systemie ubezpieczeń, jeśli praca zdalna za granicą nie przekracza 50% całkowitego czasu pracy i spełnione są określone warunki formalne (wniosek US-36 i zaświadczenie A1).

Co grozi firmie, jeśli pracownik zdalny za granicą stworzy zakład zagraniczny?

Jeśli pracownik wykonujący pracę zdalną za granicą korzysta z miejsca, które można uznać za stałą placówkę firmy (np. mieszkanie, biuro), może to skutkować powstaniem zagranicznego zakładu (permanent establishment). W konsekwencji firma może zostać zobowiązana do rozliczania podatków w tym kraju, prowadzenia tam księgowości oraz poniesienia dodatkowych kosztów i obowiązków administracyjnych.

Jakie obowiązki podatkowe ma pracownik pracujący z polski dla zagranicznego pracodawcy?

Pracownik będący polskim rezydentem podatkowym, wykonujący pracę z Polski dla zagranicznego pracodawcy, podlega opodatkowaniu w Polsce od całości dochodów. W przypadku braku oddziału pracodawcy w Polsce, pracownik samodzielnie odprowadza zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego i składa roczne zeznanie podatkowe (PIT-36). Wynagrodzenie w walucie obcej przelicza się na złote według kursu NBP z dnia poprzedzającego uzyskanie przychodu.

Jak uniknąć podwójnego opodatkowania przy pracy zdalnej za granicą?

Aby uniknąć podwójnego opodatkowania, należy sprawdzić, czy Polska zawarła z danym krajem umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zgodnie z tymi umowami, opodatkowanie dochodu z pracy najemnej następuje zazwyczaj w kraju rezydencji podatkowej pracownika, chyba że praca jest faktycznie wykonywana w drugim kraju i spełnione są określone warunki (np. pobyt powyżej 183 dni). W takich przypadkach stosuje się metody unikania podwójnego opodatkowania, takie jak wyłączenie z progresją lub odliczenie proporcjonalne.