5 stycznia 2026

Nowy wzór wniosku o pobyt czasowy od grudnia 2025 – co się zmieniło?

Nowy wniosek o pobyt czasowy od 1 grudnia 2025 obowiązuje wszystkich cudzoziemców składających dokumenty w sprawie legalizacji pobytu w Polsce po tej dacie. Zmiana wynika z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 25 listopada 2025 r. oraz z nowelizacji przepisów dotyczących zatrudniania i pobytu cudzoziemców. Nowe formularze wprowadzają zmodyfikowane wymagania techniczne, inne załączniki oraz przygotowują system do pełnej elektronizacji postępowań w 2026 roku. W praktyce oznacza to koniec starych formularzy, większy nacisk na weryfikację danych oraz stopniowe przejście na składanie wniosków przez system MOS 2.0 prowadzony przez Urząd do Spraw Cudzoziemców.

Nowy formularz wniosku o pobyt czasowy od 1 grudnia 2025 – podstawa prawna zmian

Nowy wzór formularza obowiązuje od 1 grudnia 2025 r. i wynika bezpośrednio z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 25 listopada 2025 r. w sprawie wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy. Dokument ten zastąpił wcześniejsze regulacje określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 17 kwietnia 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 779). W praktyce oznacza to, że wszystkie wnioski składane od 1 grudnia 2025 r. muszą być przygotowane wyłącznie na nowym formularzu.

Nowy formularz wniosku o pobyt czasowy należy do kategorii dokumentów związanych z procedurą „Wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy”, która została uregulowana w ustawie z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach. Zmiana formularza nie jest jedynie kosmetyczną modyfikacją. Rozporządzenie wprowadziło nowe pola dotyczące podstaw pobytu, informacji o zatrudnieniu oraz zabezpieczenia finansowego cudzoziemca. Wprowadzone rozwiązania są bezpośrednio powiązane z nowelizacją ustawy o cudzoziemcach z 24 kwietnia 2025 r., która zmieniła procedury legalizacji pobytu i pracy.

Nowe przepisy są elementem szerszej reformy systemu migracyjnego w Rzeczypospolitej Polskiej. Ustawodawca dostosował procedury administracyjne do rosnącej liczby cudzoziemców składających wnioski o legalizację pobytu. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach dane dotyczące postępowań pobytowych są gromadzone w systemach teleinformatycznych prowadzonych przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Nowe formularze zostały zaprojektowane tak, aby dane z wniosku mogły być automatycznie przetwarzane w tych rejestrach.

Zakres zmian w dokumentach i załącznikach do wniosku

Najważniejsza zmiana polega na tym, że od 1 grudnia 2025 r. obowiązuje zaktualizowany zestaw formularzy i załączników do wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy. Nowy formularz wniosku o pobyt czasowy stanowi integralną część procedury legalizacji pobytu w Polsce i jest powiązany z dodatkowymi dokumentami składanymi w zależności od celu pobytu – pracy, studiów, działalności gospodarczej lub badań naukowych.

Zmiany obejmują przede wszystkim załączniki do wniosku. Najczęściej stosowany jest załącznik nr 1 dotyczący zatrudnienia cudzoziemca, który wypełnia pracodawca powierzający pracę. W systemie dokumentów pozostawiono także inne formularze, np. załącznik nr 2 dotyczący wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (Niebieska Karta UE), załącznik nr 3 dla stażu i wolontariatu oraz załącznik nr 4 dla badań naukowych i mobilności naukowców. Takie rozwiązanie umożliwia organowi prowadzącemu postępowanie szybkie ustalenie podstawy pobytu.

Nowe formularze dostosowano do przepisów dwóch ustaw: ustawy z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Oba akty prawne uporządkowały zasady zatrudniania cudzoziemców oraz ujednoliciły sposób potwierdzania legalności pracy w trakcie postępowania pobytowego. W praktyce oznacza to większą kontrolę dokumentów potwierdzających zatrudnienie oraz źródła utrzymania.

Wymagania techniczne – fotografie, biometryka i rejestracja danych

Nowe przepisy wprowadzają konkretne wymagania techniczne dotyczące dokumentów składanych wraz z wnioskiem. Od 1 grudnia 2025 r. cudzoziemiec musi dołączyć fotografie spełniające standardy biometryczne stosowane przy wydawaniu dokumentów pobytowych.

Zmiany obejmują także procedurę pobierania odcisków palców. Dane biometryczne są zbierane podczas osobistej wizyty w urzędzie wojewódzkim i wykorzystywane do personalizacji dokumentu, jakim jest karta pobytu. Procedura została ujednolicona z europejskimi standardami bezpieczeństwa stosowanymi przy produkcji dokumentów tożsamości. Zmiana ta ma ograniczyć liczbę błędów w danych osobowych oraz przyspieszyć proces przygotowania dokumentów.

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 25 listopada 2025 r. określa również elementy potwierdzające złożenie wniosku. Stempel umieszczany w paszporcie cudzoziemca potwierdza legalność pobytu w Polsce do czasu zakończenia postępowania administracyjnego. Z punktu widzenia procedury jest to element gwarantujący ciągłość pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej podczas oczekiwania na decyzję wojewody.

Elektronizacja postępowań pobytowych i system MOS 2.0

Polska wprowadza pełną elektronizację procedur związanych z legalizacją pobytu cudzoziemców. W 2026 roku wnioski o pobyt czasowy, pobyt stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego UE będą składane wyłącznie elektronicznie poprzez system MOS 2.0. Platforma jest rozwinięciem systemu Moduł Obsługi Spraw (MOS) prowadzonego przez Urząd do Spraw Cudzoziemców.

MOS 2.0 umożliwi złożenie kompletnego wniosku wraz z załącznikami bez konieczności osobistego dostarczania dokumentów na etapie rejestracji sprawy. System pozwoli wypełnić formularz, przesłać skany dokumentów oraz uzyskać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Wniosek będzie podpisywany elektronicznie – przy użyciu podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Elektronizacja postępowań pobytowych wynika z nowelizacji ustawy o cudzoziemcach przyjętej przez parlament i podpisanej przez Prezydenta RP 12 grudnia 2025 r. Reforma ma zwiększyć efektywność administracji oraz skrócić czas obsługi spraw. System MOS jest powiązany z państwowymi rejestrami spraw cudzoziemców prowadzonymi na podstawie przepisów ustawy o cudzoziemcach. Dzięki temu dane z wniosku są automatycznie przekazywane do rejestrów administracji publicznej.

Jak złożyć wniosek o pobyt czasowy po zmianach?

Procedura złożenia wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy pozostaje formalnie podobna, jednak wymaga użycia nowych formularzy i spełnienia dodatkowych wymogów technicznych. Cudzoziemiec musi złożyć wniosek najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu na terytorium Polski. Wniosek składa się do wojewody właściwego ze względu na miejsce zamieszkania.

Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające cel pobytu, m.in. umowę o pracę lub dokumenty potwierdzające prowadzenie działalności gospodarczej, a także dokument potwierdzający ubezpieczenie zdrowotne. W przypadku pracy wymagany jest załącznik podpisany przez pracodawcę. W dokumentacji trzeba również przedstawić kopię ważnego dokumentu podróży oraz fotografie spełniające wymagania biometryczne.

Podczas składania wniosku pobierane są odciski palców, dlatego cudzoziemiec musi stawić się osobiście w urzędzie w celu przekazania danych biometrycznych. Procedura ta wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o cudzoziemcach regulujących identyfikację osób ubiegających się o legalizację pobytu.

Koszty i opłaty przy składaniu wniosku o pobyt czasowy

Złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy wiąże się z obowiązkiem wniesienia opłaty administracyjnej oraz opłaty za wydanie karty pobytu. Opłaty wnosi się na rachunek bankowy właściwego urzędu wojewódzkiego, który prowadzi postępowanie w sprawie legalizacji pobytu.

Karta pobytu jest dokumentem potwierdzającym tożsamość cudzoziemca podczas pobytu w Polsce oraz uprawnia do wielokrotnego przekraczania granicy razem z ważnym dokumentem podróży. Dokument ten stanowi również dowód legalnego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w okresie ważności zezwolenia.

Zgodnie z przepisami postępowania administracyjnego sprawy dotyczące zezwoleń pobytowych powinny być rozpatrywane w ustawowych terminach przewidzianych dla postępowań administracyjnych. Jeżeli decyzja będzie negatywna, cudzoziemiec może złożyć odwołanie. Odwołanie kieruje się do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców za pośrednictwem wojewody, który wydał decyzję.

Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców i ich wpływ na wniosek pobytowy

Zmiany w formularzu wniosku są powiązane z reformą zasad zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy wynikają z ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ustawa ta ujednoliciła procedury dotyczące oświadczeń o powierzeniu pracy oraz zezwoleń na pracę.

Jedną z ważnych zmian jest ograniczenie uproszczonej procedury zatrudniania cudzoziemców. Od 1 grudnia 2025 r. oświadczenia o powierzeniu pracy dotyczą wyłącznie obywateli Białorusi i Mołdawii. Z listy państw objętych tą procedurą usunięto Gruzję. Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 20 listopada 2025 r. obywatele Gruzji, którzy rozpoczęli pracę na podstawie oświadczenia przed wejściem w życie nowych przepisów, mogą kontynuować zatrudnienie do końca ważności tego oświadczenia.

Karta pobytu i rozwiązania dla obywateli Ukrainy

Uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy kończy się wydaniem dokumentu potwierdzającego legalny pobyt, czyli karty pobytu. Dokument ten zawiera dane osobowe cudzoziemca, informację o podstawie pobytu oraz okres ważności zezwolenia. Karta pobytu umożliwia wielokrotne przekraczanie granicy bez konieczności uzyskiwania wizy.

W ostatnich zmianach legislacyjnych wprowadzono również szczególne rozwiązania dotyczące części obywateli Ukrainy korzystających z ochrony czasowej w Polsce. Przepisy przewidują możliwość uzyskania specjalnego dokumentu pobytowego wydawanego w uproszczonej procedurze dla osób spełniających określone warunki.

Wprowadzenie takich rozwiązań ma ustabilizować sytuację prawną osób przebywających w Polsce w związku z konfliktem zbrojnym w Ukrainie oraz umożliwić im dłuższy, legalny pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Postępowanie administracyjne i możliwość skargi do WSA

Postępowanie w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy prowadzi wojewoda właściwy dla miejsca pobytu cudzoziemca. Organ administracji analizuje kompletność wniosku, weryfikuje dokumenty oraz sprawdza spełnienie warunków określonych w ustawie o cudzoziemcach. Jeżeli dokumenty zawierają braki formalne, cudzoziemiec otrzymuje wezwanie do ich uzupełnienia w odpowiednim terminie.

W przypadku odmowy wydania zezwolenia cudzoziemiec ma prawo złożyć odwołanie do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Jeżeli decyzja drugiej instancji jest również niekorzystna, możliwe jest wniesienie skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). WSA kontroluje zgodność decyzji organów administracji z przepisami prawa administracyjnego.

Wniesienie skargi do sądu administracyjnego powoduje przekazanie akt sprawy do sądu. Zgodnie z informacjami publikowanymi przez urzędy wojewódzkie w trakcie postępowania przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym urząd nie posiada akt sprawy, dlatego dalsze czynności administracyjne mogą zostać wznowione dopiero po ich zwrocie z sądu wraz z prawomocnym orzeczeniem.

Najważniejsze wnioski dla cudzoziemców planujących pobyt w Polsce

Nowy wniosek o pobyt czasowy od 1 grudnia 2025 oznacza całkowitą zmianę dokumentów stosowanych w procedurze legalizacji pobytu. Stare formularze określone w rozporządzeniu z 17 kwietnia 2019 r. przestały być akceptowane dla nowych spraw. Każdy cudzoziemiec planujący złożenie wniosku musi korzystać z aktualnych dokumentów zgodnych z rozporządzeniem MSWiA z 25 listopada 2025 r.

Reforma wprowadza trzy główne kierunki zmian: większą kontrolę legalności zatrudnienia, nowe wymagania techniczne dotyczące dokumentów oraz pełną cyfryzację procedur administracyjnych. Elektronizacja postępowań poprzez system MOS 2.0 stanie się standardem w 2026 roku i znacząco zmieni sposób kontaktu cudzoziemców z administracją publiczną.

Dla osób planujących legalizację pobytu w Polsce najważniejsze jest przygotowanie dokumentów zgodnie z aktualnymi przepisami oraz złożenie wniosku w odpowiednim terminie. Prawidłowo przygotowany wniosek wraz z kompletem załączników przyspiesza postępowanie i zmniejsza ryzyko odmowy wydania zezwolenia na pobyt czasowy.

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy można złożyć wniosek na starym formularzu po 1 grudnia 2025 r.?

Nie. Od 1 grudnia 2025 r. urzędy przyjmują wyłącznie nowe wzory formularzy wniosków o pobyt czasowy oraz zaktualizowane załączniki. Dokumenty przygotowane wcześniej na starych formularzach należy wypełnić ponownie zgodnie z aktualnym wzorem.

Ile fotografii należy dołączyć do wniosku o pobyt czasowy?

Od 1 grudnia 2025 r. do wniosku należy dołączyć dwie fotografie cudzoziemca. Zdjęcia muszą spełniać aktualne wymagania techniczne dotyczące dokumentów pobytowych, w tym odpowiedni format, tło oraz aktualność fotografii.

Czy wniosek o pobyt czasowy nadal trzeba składać osobiście w urzędzie?

Obecnie w wielu przypadkach nadal wymagane jest osobiste stawiennictwo, m.in. w celu pobrania odcisków palców. Jednak planowane zmiany przewidują, że w 2026 roku wnioski będą składane wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu MOS 2.0, bez konieczności wizyty w urzędzie na etapie składania dokumentów.

Jak będzie można podpisać elektroniczny wniosek o pobyt w przyszłym systemie?

Po uruchomieniu pełnej elektronizacji postępowań pobytowych wnioski będzie można podpisać podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. System MOS 2.0 umożliwi przesłanie kompletnego wniosku wraz z załącznikami w formie cyfrowej.

Czy zmiany w opłatach dotyczą wniosków złożonych przed 1 grudnia 2025 r.?

Nie. Postępowania wszczęte przed 1 grudnia 2025 r. są prowadzone na dotychczasowych zasadach, w tym z zachowaniem wcześniejszych stawek opłat. Nowe przepisy mają zastosowanie wyłącznie do wniosków złożonych po tej dacie.