Проформа-інвойс на практиці — правила оформлення

Проформа-інвойс — визначення та характеристики документа

Проформа-інвойс — це комерційний документ, який використовується для викладення умов запланованої угоди з продажу товарів або послуг. Незважаючи на візуальну схожість з інвойсом з ПДВ, вона не має статусу бухгалтерського чи податкового документа. На практиці її розглядають як пропозицію або підтвердження узгоджених комерційних умов, при цьому вона не породжує податкових зобов’язань та не потребує відображення в бухгалтерських книгах.

Відповідно до роз’яснення Директора Національної податкової служби (0113-KDIPT1-3.4012.807.2023.1.OS від 14 лютого 2024 р.) позначення документа словами «pro forma» однозначно виключає надання йому ознак інвойсу відповідно до Закону про ПДВ. Видача такого документа не спричиняє виникнення податкового зобов’язання, а покупець не може на його підставі здійснити відрахування ПДВ.

Мета та застосування проформа-інвойсу в господарському обігу

Проформа-інвойс виконує кілька практичних функцій у господарській діяльності. Перш за все, вона є точним викладом умов торговельного договору, зокрема деталей щодо асортименту, цін, термінів оплати та способів розрахунку. Це дозволяє обом сторонам угоди чітко визначити зобов’язання до укладення остаточного договору купівлі-продажу.

Цей документ є особливо корисним під час торговельних переговорів як цінова пропозиція для клієнта, а також у ситуаціях, що вимагають отримання попередньої оплати або авансу. У міжнародній торгівлі проформа-інвойс часто є необхідним для проходження митних процедур, що дає змогу отримати відповідні дозволи та спрощує імпортні й експортні формальності.

Слід підкреслити, що проформа-інвойс не є доказом покупки і не зобов’язує одержувача здійснити оплату. Її прийняття клієнтом (наприклад, шляхом підписання або внесення авансу) є волевиявленням щодо укладення договору, однак лише виставлення рахунку-фактури з ПДВ формалізує трансакцію та породжує податкові зобов’язання.

Елементи проформа-інвойсу — що він повинен містити?

Хоча законодавство прямо не регулює форму проформи-інвойсу, практика показує, що вона повинна містити майже всі дані, характерні для інвойсу з ПДВ, із чітким позначенням «проформа-інвойс» або «проформа». Такий підхід запобігає помилкам у тлумаченні з боку податкових органів.

• Дата та місце виставлення документа
• Дані продавця та покупця (назва, адреса, ІПН)
• Номер проформа-інвойсу (в окремій нумерації, відмінній від інвойсів з ПДВ)
• Дата здійснення або завершення поставки товарів чи надання послуги (якщо відома)
• Опис товарів або послуг — назва, кількість, міра
• Одинична ціна нетто, вартість нетто
• Ставка та сума ПДВ (якщо застосовується)
• Вартість брутто
• Умови оплати – термін та форма
• Примітки або додаткова інформація щодо транзакції

Складання проформа-інвойсу відповідно до наведених вище вказівок дозволяє оперативно перетворити його на інвойс з ПДВ після здійснення оплати та виконання транзакції.

Коли та як слід виставляти проформу-інвойс?

Проформа-інвойс зазвичай виставляється на етапі переговорів або перед виконанням замовлення, щоб поінформувати контрагента про детальні умови транзакції. Він може використовуватися для:

1. Представлення комерційної пропозиції та отримання згоди клієнта
2. Отримання авансу або попередньої оплати до поставки товару або надання послуги
3. Спрощення митних процедур у міжнародній торгівлі
4. Нагадування про необхідність оплати або вимоги про погашення заборгованості

У разі отримання оплати на підставі проформи-інвойсу продавець зобов’язаний виставити відповідну інвойс з ПДВ не пізніше 15-го числа місяця, наступного за місяцем, у якому було здійснено поставку товару або надано послугу, або отримано всю суму чи частину заборгованості. Невиконання цього обов’язку може призвести до негативних податкових наслідків.

Виставлення проформа-інвойсів не підпадає під дію Національної системи електронних інвойсів (KSeF), оскільки цей документ не має характеру ПДВ-інвойсу. Тому підприємці можуть використовувати різноманітні інструменти для формування проформ-інвойсів, зокрема бухгалтерські програми, онлайн-додатки та електронні банківські сервіси.

Відмінності між проформою, рахунком-фактурою з ПДВ та рахунком-фактурою на авансовий платіж

Помилки щодо розрізнення проформної накладної від накладної з ПДВ або авансової накладної є частим джерелом непорозумінь. Ось основні відмінності:

• Проформа-інвойс є інформаційним документом, який не є підставою для податкового чи бухгалтерського розрахунку. Вона не має податкових наслідків і не зобов’язує до сплати ПДВ. Її виставлення не є обов’язковим і не підлягає обліку в реєстрах ПДВ чи бухгалтерських книгах.
• ППВ засвідчує здійснення поставки товару або надання послуги, що зумовлює виникнення податкового зобов’язання. Вона повинна містити всі дані, передбачені Законом про ПДВ, та підлягає обліку й податковому розрахунку.
• Авансова накладна виставляється в момент отримання повної або часткової оплати до поставки товару або надання послуги. Це бухгалтерський документ, який зумовлює виникнення податкового зобов’язання і має бути належним чином розрахований щодо ПДВ та податку на прибуток. У попередній накладній має бути вказана інформація про замовлені товари/послуги, а також розбивка суми авансу на суму нетто, ПДВ та суму брутто.

На практиці проформа-інвойс може виконувати функцію пропозиції або вимоги про оплату, тоді як лише авансовий або кінцевий рахунок-фактура документує фактичний хід транзакції та є підставою для податкових розрахунків.

Практичні наслідки та ризики, пов’язані з проформа-інвойсом

Використання проформа-інвойсів має свої переваги, але також вимагає усвідомлення їхніх обмежень. Оскільки проформа не є бухгалтерським документом, вона не може бути підставою для відрахування ПДВ або відображення витрат у бухгалтерському обліку. Як наслідок, покупець не може розраховуватися за витрати до моменту отримання відповідної ПДВ-інвойсу.

Для продавця важливо після отримання оплати на підставі проформа-інвойсу виставити інвойс з ПДВ у встановлений законом термін. Недотримання цього обов’язку може призвести до податкових санкцій та ускладнень у розрахунках із податковою інспекцією.

Крім того, помилкове трактування проформа-інвойсу як бухгалтерського документа або відсутність його чіткого позначення може призвести до непорозумінь та податкових перевірок. Тому варто користуватися готовими шаблонами та професійними інструментами для формування проформа-інвойсів, які забезпечують правильне позначення та повноту даних.

У міжнародній торгівлі слід пам’ятати, що проформа-інвойс не замінює експортну накладну та не дає права на застосування знижених ставок ПДВ або податкових пільг. Товари, що вивозяться за межі ЄС, повинні бути підтверджені відповідними бухгалтерськими документами.

Підсумок та рекомендації для підприємців

Проформа-інвойс — це інструмент, що має велику інформаційну та комерційну цінність, який дозволяє точно визначити умови угоди та захищає інтереси обох сторін. Проте він не замінює ПДВ-інвойс і не породжує податкових зобов’язань.

Підприємці повинні використовувати проформа-інвойси насамперед як елемент процесу подання пропозицій та переговорів, а після отримання оплати — виставляти відповідні ПДВ-інвойси або авансові інвойси відповідно до законодавства. Послідовне дотримання цих правил мінімізує ризик податкових порушень та оптимізує бухгалтерські розрахунки.

Рекомендується використовувати спеціалізовані бухгалтерські та фактурні системи, які дають змогу формувати проформа-фактури з автоматичним перетворенням їх на ПДВ-фактури після здійснення платежу. Такі рішення сприяють ефективному управлінню документацією та зменшують ймовірність формальних помилок. Запрошуємо ознайомитися з пропозицією інкубатора підприємництва та позбутися більшості проблем, пов’язаних із веденням господарської діяльності — на нашу підтримку ви завжди можете розраховувати!