Як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку?

Більший стаж роботи не змінює одного факту. Якщо трудовий договір закінчується з невикористаною відпусткою, роботодавець компенсує цей час грошово або надає її у натуральній формі, якщо це дозволено законом.

Коли надається грошова компенсація за невикористану відпустку?

Це правило випливає безпосередньо зі ст. 171 § 1 Трудового кодексу. У разі розірвання або закінчення трудових відносин, якщо відпустка не була використана повністю або частково, працівник отримує грошову компенсацію. Це не виплата на прохання працівника, а обов’язок роботодавця. Розрахунок повинен охоплювати останній період роботи так само ретельно, як і підсумкову відомості про заробітну плату.

«З дня припинення трудових відносин право працівника на щорічну відпустку в натуральній формі перетворюється на право на грошову компенсацію за невикористану відпустку».

— Моніка Войцеховська, юристка з Університету Маріанни-Канди (UMK) у Торуні

Ця виплата стосується виключно осіб, найнятих за трудовим договором. У разі угоди B2B, доручення або договору підряду механізм інший, оскільки тут не діє відпустка, передбачена Кодексом праці. Сам факт співпраці з компанією ще не створює права на грошову компенсацію. Важливим є наявність трудових відносин та невикористаної відпустки, пов’язаної з цими відносинами.

Поки триває трудові відносини, як правило, гроші за поточну або прострочену відпустку не виплачуються. Працівник користується вихідними днями в натуральній формі, а роботодавець надає їх згідно з графіком або за домовленістю щодо терміну. Лише припинення трудових відносин замінює цей обов’язок на фінансове врегулювання. Виняток виникає тоді, коли сторони домовляються інакше в межах, передбачених законодавством.

Працівник розриває трудовий договір 30 червня і має ще 7 днів відпустки. У такій ситуації виникає обов’язок виплати грошової компенсації за ці дні, оскільки вже немає можливості використати їх у натуральній формі. Якщо ж 30 червня працівник подає заяву про звільнення, але договір продовжує діяти протягом строку попередження, сама подача заяви ще нічого не вирішує. Право на грошову компенсацію виникає в день припинення трудових відносин, а не в день подання заяви про звільнення.

Винятки щодо виплати: коли відпустка переноситься на наступний трудовий договір замість грошової компенсації?

Стаття 171 § 3 Трудового кодексу передбачає виняток із правила виплати грошової компенсації. Роботодавець не зобов’язаний виплачувати його, якщо сторони домовилися про використання відпустки під час перебування працівника у трудових відносинах на підставі наступного трудового договору, укладеного з тим самим роботодавцем безпосередньо після розірвання або закінчення терміну дії попереднього договору. Важливою є безперервність зайнятості та те, що роботодавцем залишається той самий суб’єкт.

Стаття 171 § 3 Трудового кодексу

«Роботодавець не зобов’язаний виплачувати грошову компенсацію, про яку йдеться в § 1, у разі, якщо сторони домовляться про використання відпустки під час перебування працівника у трудових відносинах на підставі наступного трудового договору, укладеного з тим самим роботодавцем безпосередньо після розірвання або закінчення терміну дії попереднього трудового договору з цим роботодавцем».

Трудовий кодекс

Умова безпосередності має практичне значення. Новий трудовий договір повинен набрати чинності одразу після попереднього, без перерви між договорами. Якщо виникає хоча б одноденна перерва або змінюється роботодавець, механізм перенесення відпустки перестає діяти так само. Тоді повертається звичайне правило компенсації невикористаних днів грошовою сумою.

Часто йдеться про так звану тристоронню угоду, тобто домовленості між нинішнім працівником, нинішнім роботодавцем та майбутнім роботодавцем. Така практика трапляється, але не випливає безпосередньо з передбаченої Кодексом процедури перенесення відпустки між двома різними суб’єктами. Під час перевірки це може викликати суперечку, оскільки законодавство передбачає послідовне працевлаштування у того самого роботодавця. Якщо новий роботодавець відрізняється від попереднього, відпустка не переходить автоматично разом із працівником.

Тому для осіб, які планують змінити компанію, вибір є дуже конкретним. У разі безпосереднього продовження роботи у того самого роботодавця можна розраховуватися за відпустку у натуральній формі та уникнути грошової компенсації. У разі зміни роботодавця або припинення співпраці без укладення нового договору необхідно підготувати кошти для виплати за невикористані дні. Саме тут найчастіше виникає різниця між простим кадровим порядком та дорогою помилкою.

Коефіцієнт еквіваленту — як його визначити для конкретного року та посади?

Коефіцієнт еквіваленту встановлюється окремо для кожного календарного року. Він розраховується як кількість днів у році, зменшена на неділі, святкові та вихідні дні, що випливають із середньоп’ятиденного робочого тижня, а потім поділена на 12 місяців. Такий механізм закріплено в § 19 ч. 2 Постанови Міністра праці та соціальної політики від 8 січня 1997 року.

Коефіцієнт для повної зайнятості обчислюється як кількість робочих днів у році, поділена на 12.

Коефіцієнт відпустки у 2026 році

«У 2026 році коефіцієнт відпустки для працівника, який працює на повну ставку, становить 20,92».

2026

Для повної зайнятості коефіцієнт змінюється відповідно до календаря конкретного року. У даних за останні роки фігурували значення 20,83, потім — інше значення після зміни розкладу свят, а з початку 2026 року — 20,92. Це важливо при розрахунку заборгованої відпустки за кілька років, оскільки враховується рік виплати еквіваленту, а не рік набуття самого права на вихідні дні.

Для осіб, які працюють на неповну ставку, коефіцієнт знижується пропорційно до обсягу робочого часу. При повному коефіцієнті 20,92 для 3/4 робочого часу він становить 15,69, для 1/2 робочого часу — 10,46, для 1/3 робочого часу — 6,97, а для 1/4 ставки — 5,23. Однак це просте перерахування не змінює самого способу розрахунку, а лише змінює вихідну точку.

Розрахунок коефіцієнта еквіваленту в попередні та поточні роки

«Коефіцієнт встановлюється щороку заново (…) На 2025 рік діє нове значення коефіцієнта (…) Коефіцієнт еквіваленту завжди слід розраховувати для того року, в якому здійснюється виплата».

2025–2026

З практичної точки зору найнадійніше запам’ятати одне правило. Рік виплати визначає коефіцієнт. Отже, якщо хтось розраховує заборговану відпустку за попередній рік разом із закінченням трудових відносин у наступному календарному сезоні, він бере значення, що відповідає дню виплати еквіваленту. Завдяки цьому розрахунок залишається узгодженим із чинним календарем свят та розкладом робочих днів.

Що входить до бази еквіваленту, а що не можна додавати?

База еквіваленту слугує для визначення базової суми перед діленням на коефіцієнт. Постанова про відпустки виділяє три групи складових заробітної плати. Це фіксовані щомісячні складові заробітної плати, змінні складові, що нараховуються за періоди до одного місяця, та змінні складові, що нараховуються за періоди, довші за місяць. Кожна група розраховується по-різному, і кожну потрібно віднести до відповідного базового періоду.

Постійні щомісячні складові, такі як базова заробітна плата, визначена у грошовому вираженні, беруться з місяця набуття права на еквівалент. Змінні щомісячні складові, такі як передбачені регламентом премії чи комісійні, що нараховуються щомісяця, зазвичай усереднюються за три місяці, що передують місяцю набуття права. Складові, що виплачуються частіше, ніж раз на місяць, наприклад, квартальні або піврічні премії, беруться із середнього значення за останні дванадцять місяців. Це дає уявлення про реальний заробіток, а не лише про окремий місяць із високим або низьким рівнем доходу.

§15 Постанови Міністра праці та соціальної політики

«До бази розрахунку еквіваленту враховуються складові заробітної плати, визначені у вигляді фіксованої місячної ставки, а також складові заробітної плати, що належать до виплати за періоди, які не перевищують одного місяця».

Постанова Міністра праці та соціальної політики від 8 січня 1997 року

З бази виключаються одноразові та випадкові виплати. Не враховуються премії за виконання разових завдань, ювілейні премії, заробітна плата за час хвороби, за готовність до роботи, за простої, а також вихідні допомоги при виході на пенсію або інвалідність. Також не враховується заробітна плата за час відпустки, оскільки вона підлягає іншому розрахунку, ніж еквівалент. Таке розділення складових захищає від штучного завищення або заниження бази.

Базова зарплата 5000 злотих плюс середня щомісячна премія 1000 злотих дають базу в розмірі 6000 злотих, якщо обидві складові відповідають умовам включення. Якби премія була одноразовою винагородою за власний розсуд, таку надбавку слід було б не враховувати. Саме тут найчастіше виникає помилка під час ручних розрахунків, адже сама назва надбавки ще нічого не визначає. Важливими є її характер, періодичність та спосіб нарахування.

Особливі правила стосуються, зокрема, вчителів. У їхньому випадку базу також утворюють надбавки, пов’язані зі стажем, умовами праці чи посадою, а понаднормові години іноді усереднюються за окремими шкільними правилами. Подібні винятки трапляються також у інших професійних групах, на які поширюються спеціальні положення щодо оплати праці. Тому перед тим, як обчислити сам еквівалент, потрібно знати, чи підпадає дана особа під звичайну модель, передбачену Кодексом, чи підлягає окремому режиму розрахунків.

Як розрахувати еквівалент за відпустку: від бази до погодинної ставки?

Еквівалент за невикористану відпустку найкраще проілюструвати за допомогою простої послідовності дій. Спочатку визначаєте базу розрахунку. Потім ділите її на коефіцієнт, що відповідає даному року. Далі отриману суму ділите на добову норму робочого часу, зазвичай 8 годин. Наприкінці результат множите на кількість годин невикористаної відпустки. Це короткий, але дуже точний алгоритм.

При ручному розрахунку пропуск навіть одного кроку може призвести до помітної різниці вже при кількох днях відпустки.

Годинна ставка визначається лише після ділення на норму робочого часу. Лише після цього її множать на кількість годин невикористаної відпустки.

Для повної зайнятості та зарплати 4000 злотих брутто розрахунок виглядає так. 4000 злотих ÷ 20,92 = 191,20 злотих. 191,20 злотих ÷ 8 годин = 23,90 злотих. 23,90 злотих × 56 годин відпустки = 1338,40 злотих брутто. Це сума до вирахувань. З бухгалтерської точки зору це лише початок розрахунку.

У разі роботи на півставки механізм залишається таким самим. Змінюються лише вихідні параметри. Якщо у працівника коефіцієнт зменшено пропорційно до обсягу робочого часу, то база ділиться на нижче значення, а погодинна ставка зростає або зменшується відповідно до фактичної заробітної плати. Саме тому двоє працівників можуть мати однакову кількість годин невикористаної відпустки, але зовсім різну кінцеву суму.

У нестандартних системах добова норма може відрізнятися від восьми годин, наприклад, у разі рівноцінного робочого часу або специфічного галузевого графіку. Тоді замість того, щоб автоматично вводити «вісім», потрібно використовувати фактичну норму, що діє для даного працівника. Такий підхід запобігає помилкам у випадках, коли одна робоча зміна триває менше або більше, ніж стандартна.

Коли роботодавець повинен виплатити компенсацію та що загрожує за затримку?

Еквівалент за невикористану відпустку потрібно виплатити тоді, коли припиняються трудові відносини, а працівник ще має невикористані дні відпустки. Обов’язок виникає при розірванні або закінченні терміну дії трудового договору, тож мова не йде про звичайну зміну графіку роботи чи про ситуацію, коли трудові відносини тривають далі. Якщо у працівника залишається відпустка, а трудовий договір продовжує діяти, гроші не замінюють вихідних днів. Роботодавець також не може перенести виплату на невизначений термін лише тому, що кадрові розрахунки ще не завершені.

Термін виплати пов’язаний з останнім днем роботи або з найближчим терміном виплати заробітної плати, якщо такий день припадає вже після припинення трудових відносин. На практиці це означає, що еквівалент повинен бути включений до платіжної відомості разом з іншими кінцевими виплатами. Якщо день виплати припадає на неробочий день, гроші повинні бути перераховані раніше, тобто напередодні. Це захищає працівника від ситуації, коли його трудовий договір формально вже розірвано, але він все ще чекає на належні кошти.

Під час остаточного розрахунку варто перевірити не лише дату розірвання договору, а й порядок визначення терміну виплати в компанії. Якщо заробітна плата зазвичай надходить десятого числа місяця, а трудові відносини припиняються раніше, еквівалент повинен бути включений саме до цієї виплати, за умови, що термін припадає на період після припинення трудових відносин. Для відділу кадрів це момент, коли потрібно синхронізувати платіжну відомість з обліком відпусток та кількістю годин невикористаного відпочинку. Одна помилка на цьому етапі одразу ж призводить до заниження суми або затримки виплати.

Затримка може призвести до відповідальності за порушення прав працівника. У таких випадках має значення не лише сама відсутність переказу, а й перевищення встановленого законом або узгодженого терміну остаточного розрахунку. Штраф може стати реальним ризиком для роботодавця, особливо коли затримка стосується більшої кількості осіб і повторюється під час наступних розірвань трудових договорів. Для працівника це є підставою для стягнення заборгованості разом із відсотками за прострочення.

Невиплата еквіваленту в строк може становити порушення прав працівника та призвести до накладення штрафу.

Також слід відокремити сам обов’язок виплати від подальших коригувань відомості про заробітну плату. Якщо після розірвання договору виявиться, що частина заробітної плати була розрахована неправильно або відпустка була неправильно підсумована, роботодавець не може вдавати, що цієї проблеми не існує. Корекція має бути здійснена без затримки, оскільки еквівалент є остаточною виплатою і не чекає на зручний момент для внутрішнього розрахунку. Чим швидше буде закрито питання кадрових та фінансових документів, тим менший ризик спору щодо відсутньої суми.

Якщо ви хочете самостійно оцінити правильність виплати, перевірте три речі. Спочатку — дату припинення трудових відносин. Потім — термін стандартної виплати заробітної плати в компанії. Насамкінець порівняйте її з кількістю годин відпустки, що залишилися до розрахунку, і переконайтеся, що переказ надійшов без затримки щодо цих дат.

Поширені запитання

Чи розраховується компенсація за невикористану відпустку від суми брутто чи нетто?

Він розраховується від суми брутто, а потім з цієї суми відраховуються внески до Фонду соціального страхування (ZUS) та аванс на податок на доходи фізичних осіб (PIT). При заробітній платі 4000 злотих брутто та 56 годинах відпустки еквівалент становить 1338,40 злотих брутто, а сума нетто буде нижчою.

Які внески зменшують суму компенсації, що надходить на рахунок?

З еквіваленту утримуються внески на пенсійне, інвалідне, медичне страхування та страхування на випадок хвороби, а також аванс на податок на доходи фізичних осіб. Це означає, що з суми брутто 1338,40 злотих працівник не отримує повну суму на рахунок.

Чи при розрахунку відпустки за кілька років застосовується коефіцієнт за той рік, у якому виникла відпустка?

Ні, враховується коефіцієнт за рік виплати еквіваленту. Для повної зайнятості у 2026 році він становить 20,92, а у 2025 році застосовувалися значення 20,83 та 20,75 залежно від періоду.

Як перерахувати коефіцієнт 20,92 для неповної зайнятості?

Для 3/4 робочого часу коефіцієнт становить 15,69, для 1/2 робочого часу — 10,46, для 1/3 робочого часу — 6,97, а для 1/4 робочого часу — 5,23. Цей самий перерахунок застосовується при кожній виплаті, тільки зі значенням, відповідним до даного обсягу робочого часу.

Чи при графіку 5 годин на день і робочих суботах відпустку завжди множать на 8 годин?

Ні, потрібно використовувати фактичну добову норму працівника, а не автоматично 8 годин. Якщо робочий день триває 5 годин, то один день відпустки відповідає 5 годинам, тому розрахунок проводиться відповідно до графіка.

Як відбувається розрахунок, коли працівник має 5 днів відпустки або 7 днів відпустки?

При зарплаті 8000 злотих і 5 днях відпустки еквівалент становить 1912,00 злотих брутто за 40 годин, оскільки 8000 ÷ 20,92 дорівнює 382,41 злотих на день. При 7 днях відпустки та зарплаті 4000 злотих еквівалент становить 1338,40 злотих брутто за 56 годин, тому сама кількість днів суттєво впливає на кінцеву суму.

Джерела

• https://kalkulatory.gofin.pl/kalkulatory/kalkulator-ekwiwalentu-za-urlop-wypoczynkowy
• https://www.biurokarier.umk.pl/wysokosc-ekwiwalentu-pienieznego-za-niewykorzystany-urlop-wypoczynkowy