KSeF та паперові рахунки-фактури — зміни з 2026 року

Коли KSeF витіснить паперові рахунки-фактури і що це означає для вашої компанії?

2026 рік принесе польським підприємцям революцію у сфері виставлення рахунків. Замість друку, надсилання та архівування паперових документів більшість із нас буде змушена користуватися Національною системою електронних рахунків-фактур (KSeF). Це не косметична зміна, а фундаментальна перебудова повсякденної роботи з документацією щодо продажів. На практиці вже з 1 лютого 2026 року великі компанії (з оборотом понад 200 млн злотих у 2024 році) обов’язково переходять на електронні рахунки-фактури в системі KSeF, а з 1 квітня 2026 року до них приєднаються всі інші платники ПДВ, зокрема приватні підприємці, товариства, фонди та асоціації.

З точки зору власника підприємства змінюється майже все: форма, спосіб передачі рахунків-фактур, архівування та доступ до документів з боку бухгалтерії, державних органів та одержувачів. Однак чи означає це повний кінець паперових рахунків-фактур? На практиці — не зовсім. Надалі будуть ситуації, коли паперова накладна буде допустимою або навіть обов’язковою.

Як працює KSeF і чим він відрізняється від традиційного виставлення рахунків-фактур?

KSeF та паперові рахунки-фактури — це тема, яка вже кілька місяців хвилює підприємців. Система працює як центральна урядова платформа, де ви виставляєте та отримуєте так звані структуровані рахунки-фактури — файли у форматі XML, що відповідають єдиному зразку Міністерства фінансів. У KSeF кожне виставлення рахунку-фактури реєструється, йому присвоюється унікальний номер, а документ зберігається в системі щонайменше 10 років.

Найбільша зміна? Папір є лише допоміжним носієм. Саме дані в KSeF є оригіналом рахунку-фактури, а не роздруківка чи PDF, надісланий електронною поштою. Як підкреслюють експерти, «у відносинах B2B обов’язковим документом є XML-файл, завантажений із KSeF. PDF-файл або паперовий роздрук є лише візуалізацією даних із XML, що використовується для перегляду або внутрішньої обробки».

На практиці це означає, що:

• кожна інвойса автоматично надходить до одержувача в KSeF — її не потрібно надсилати поштою чи електронною поштою,
• бухгалтерія має постійний, миттєвий доступ до всіх виставлених та отриманих рахунків-фактур,
• більше не потрібно стежити за паперовим архівом, папками, дублікатами чи підтвердженнями отримання,
• ризик втрати, знищення або підробки рахунку-фактури практично зводиться до нуля.

Хто і коли ще може користуватися паперовими рахунками-фактурами після 2026 року?

Хоча KSeF та паперові рахунки-фактури на практиці означають відхід від традиційних документів, законодавець передбачив низку винятків. Найважливіші з них:

1. Продаж споживачам (B2C) — якщо ви виставляєте рахунок-фактуру фізичній особі, яка не веде господарську діяльність, вам не обов’язково користуватися KSeF. Ви як і раніше можете виписати паперову або електронну (наприклад, у форматі PDF) інвойс, а використання KSeF у відносинах B2C є добровільним.
2. Іноземні контрагенти без польського NIP — якщо ваш одержувач не має польського номера NIP, він не має доступу до KSeF. У такому випадку ви надсилаєте рахунок-фактуру у погоджений спосіб: у паперовому вигляді, електронною поштою або у форматі PDF. Рекомендується додати до документа QR-код, який дозволяє перевірити рахунок-фактуру в системі.
3. Особливі процедури — продаж через One Stop Shop (OSS), імпорт OSS (IOSS), одноразові квитки на автомагістралі та транспортні засоби, деякі фінансові послуги, звільнені від ПДВ, або рахунки-фактури, виставлені покупцем (самовиставлення рахунків у певних випадках), не підпадають під дію KSeF.
4. Збій у роботі KSeF або режим офлайн — у разі збою, про який оголосило Міністерство фінансів, ви можете виписати паперову (або електронну поза системою KSeF) інвойсу, а потім маєте надіслати її до системи у визначений термін.
5. Мікропідприємці з оборотом менше 10 тис. злотих брутто на місяць — до кінця 2026 року можуть виставляти рахунки-фактури поза системою KSeF, лише з 2027 року цей обов’язок пошириться й на них.

Як пояснює Міністерство фінансів, «після 31 січня 2026 року продаж споживачеві можна й надалі документувати паперовою або електронною накладною. Однак можливе добровільне виставлення структурованої накладної».

Як виглядає перехід на KSeF на практиці – терміни та обов’язки у 2026 році?

Перехід на KSeF — це процес, що відбувається поетапно та залежить від розміру підприємства:

• Великі підприємства (оборот понад 200 млн злотих у 2024 році) — обов’язкове впровадження з 1 лютого 2026 року.
• Решта платників ПДВ (у тому числі приватні підприємці, товариства, фонди, асоціації) — обов’язкове впровадження з 1 квітня 2026 року
• Мікропідприємці (оборот до 10 тис. злотих брутто на місяць) – обов’язкове впровадження з 1 січня 2027 року.

У перехідний період (лютий–грудень 2026 року) платники податків, які не перевищили місячний ліміт у 10 тис. злотих, можуть і надалі виставляти паперові або електронні рахунки-фактури поза системою KSeF. Але якщо хоча б одна накладна на місяць перевищить цей ліміт, відтепер усі накладні слід виставляти через KSeF.

Варто зазначити, що обов’язок отримувати рахунки-фактури з KSeF поширюється на всі вітчизняні суб’єкти господарювання вже з 1 лютого 2026 року — навіть якщо ви самі не зобов’язані виставляти рахунки-фактури в системі, ви повинні бути готові до їх отримання.

Які найважливіші відмінності між паперовою накладною та накладною в KSeF?

Найбільша зміна полягає не лише в носії (папір проти електронних даних), а й у всій філософії роботи з документами. Паперова накладна вимагала ручного архівування, дотримання термінів, зберігання копій, а в разі перевірки — клопіткого пошуку та надання документів. Накладна в KSeF — це:

• уніфікований формат XML-файлу,
• миттєвий доступ для уповноважених осіб,
• незмінність документа (його неможливо «підправити» чи підмінити),
• проста перевірка автентичності системою,
• зберігання щонайменше 10 років у державному репозиторії.

З точки зору одержувача, паперова або PDF-інвойс є лише візуалізацією даних із KSeF — вона не є бухгалтерським документом у розумінні закону. Оригіналом завжди є XML-файл із системи, позначений номером KSeF.

Які правові наслідки матиме виставлення рахунку-фактури поза KSeF після 2026 року?

На практиці, починаючи з 2026 року, виставлення рахунку-фактури поза системою KSeF (тобто у паперовій або електронній формі, якщо вона має бути структурованою) може мати серйозні наслідки. Нормативні акти передбачають фінансові санкції у розмірі до 100 % суми податку або майже 19 % вартості операції, якщо обов’язок використання KSeF буде проігноровано. Для одержувача така накладна може означати неможливість відрахування ПДВ або врахування витрат у податкових витратах.

Однак, як випливає з індивідуального тлумачення Директора Національної податкової служби від 2 січня 2026 року (№ 0111-KDIB3-1.4012.857.2025.1.MSO):

«Отримання рахунку-фактури, виставленого з порушенням обов’язку використання KSeF, не позбавляє покупця права на відрахування ПДВ, за умови дотримання загальних умов, що випливають зі ст. 86 Закону про ПДВ, та відсутності негативних обставин, передбачених ст. 88». — Директор Національної податкової служби, 2026

Ця інформація заспокоює ринок — за умови, що транзакція є справжньою, а документ містить необхідні дані, покупець не втрачає права на відрахування ПДВ, навіть якщо постачальник виставить рахунок-фактуру поза системою KSeF (попри обов’язок). Однак санкції застосовуються до постачальника, а не до одержувача.

Чи може роздруківка з KSeF або файл PDF вважатися оригіналом рахунку-фактури?

Ні. У системі KSeF «оригінал» рахунку-фактури — це XML-файл з унікальним ідентифікаційним номером, присвоєним системою. Роздруківка чи PDF-файл слугують виключно для інформаційних або допоміжних цілей (наприклад, для передачі документа споживачеві, іноземному клієнту або для внутрішніх розрахунків). Такий документ може, а часто навіть повинен, містити QR-код, який дозволяє перевірити його автентичність та завантажити інвойс із системи KSeF.

На практиці для бухгалтерської фірми, аудитора або податкової інспекції має значення лише документ, згенерований у системі KSeF — саме він має доказову та податкову силу.

Які переваги дає перехід на електронні рахунки-фактури в KSeF — не лише для великих компаній?

Хоча для багатьох підприємців KSeF та паперові рахунки-фактури — це насамперед бюрократичний примус, на практиці цифровізація процесу приносить низку відчутних переваг:

• фінансова економія — відсутність витрат на друк, відправку, архівування та знищення документів,
• безпека — дані шифруються та зберігаються державою щонайменше 10 років,
• прискорення документообігу — рахунки-фактури миттєво доступні для одержувача та бухгалтерії,
• спрощення процедури відшкодування ПДВ (термін скорочено з 60 до 40 днів),
• менший ризик помилок та підробок,
• простіший контроль та аудит,
• ефективна інтеграція з бухгалтерськими системами та ERP – дані можуть автоматично завантажуватися та оброблятися.

Практика показує, що навіть мікропідприємства швидко оцінюють зручність, яку надає автоматичний доступ до всіх рахунків-фактур в одному місці та відсутність необхідності у виснажливому накопиченні «паперової тяганини».

Як підготувати компанію (і себе) до переходу на KSeF у 2025/2026 роках?

Підготовку до впровадження KSeF варто розпочати вже у 2025 році, до того, як система стане обов’язковою. Ось практичний план дій:

• Перевірка бухгалтерських систем — переконайтеся, що ваше програмне забезпечення інтегровано з KSeF 2.0, підтримує нові формати (FA(3)), режими офлайн24 та генерацію QR-кодів.
• Навчання співробітників — навіть якщо ви ведете одноосібну діяльність, ознайомтеся з правилами виставлення та отримання рахунків-фактур у KSeF, а також з роботою з сертифікатами та правами доступу.
• Аварійні процедури — розробіть інструкції на випадок недоступності системи (збій, технічні роботи, відсутність Інтернету). Навчіться виставляти рахунки-фактури в офлайн-режимі та надсилати їх до KSeF у встановлений термін.
• Комунікація з контрагентами — повідомте клієнтів, що з 2026 року паперова накладна є лише візуалізацією, а оригінал зберігається в системі.
• Архівація – хоча KSeF зберігає документи протягом 10 років, варто створювати власні резервні копії та цифровий архів (наприклад, у хмарі або на локальному сервері).

Підприємці, які вже зараз впровадять цифрові процедури, без стресу перейдуть на нову систему та уникнуть помилок у перехідний період.

Які обов’язки залишаються щодо паперових рахунків-фактур після впровадження KSeF?

Паперові рахунки-фактури не зникають повністю — у деяких випадках їх все ще потрібно надавати (наприклад, фізичним особам, іноземним клієнтам або в екстрених випадках). Варто пам’ятати, що:

• роздруківка з KSeF не має сили бухгалтерського документа, але може знадобитися для ділових узгоджень,
• архівування паперових документів, виданих до 2026 року, залишається обов’язковим відповідно до чинних правил (мінімум 5 років згідно з податковим законодавством, 10 років згідно з балансовим),
• паперові рахунки-фактури, виставлені органами примусового виконання, судовими виконавцями, а також у деяких особливих процедурах, повинні зберігатися та передаватися у визначений спосіб,
• знищення паперових документів вимагає дотримання процедур безпеки даних (GDPR, сертифікати, політика доступу).

Підприємець і надалі несе відповідальність за належне архівування та знищення власних документів — оцифрування не звільняє від цих обов’язків.

Які найпоширеніші запитання підприємців щодо KSeF та паперових рахунків-фактур?

На практиці серед підприємців часто повторюються запитання щодо:

• можливості виставлення паперових рахунків-фактур для споживачів після 2026 року (так — це й надалі можливо),
• передачі документів іноземним контрагентам (так — у погодженому форматі, наприклад, PDF або на папері),
• наслідків помилок постачальників (наприклад, виставлення рахунку-фактури поза системою KSeF попри наявність такого обов’язку) — тут, згідно з тлумаченням директора KIS від 2026 року, покупець не втрачає права на відрахування ПДВ,
• архівування рахунків-фактур до 2026 року (так — зберігаємо діючі правила),
• виставлення рахунків-фактур в офлайн-режимі та в аварійному режимі (так — з обов’язковим подальшим надсиланням до KSeF та позначенням QR-кодами).

Де шукати підтримку та практичну допомогу щодо KSeF?

Якщо вам потрібна професійна підтримка у роботі з KSeF, запрошуємо до «Firmy dla Każdego». Клієнти мають доступ до послуг бухгалтерського обліку, консультацій та обслуговування виставлення рахунків-фактур, незалежно від того, чи вже працюють у системі KSeF, чи ще використовують змішану модель. Модель інкубатора дозволяє безпечно тестувати діяльність, користуватися наданою юридичною особою та уникнути високих витрат на соціальне страхування (ZUS) на початковому етапі. Фахівці Фонду допомагають пройти процес цифровізації, підібрати відповідні інструменти та впровадити нові процедури відповідно до чинного законодавства.

У добу цифровізації варто скористатися досвідом практиків, які знають нюанси як системи KSeF, так і специфічних випадків, пов’язаних із паперовими рахунками-фактурами. Це дозволить увійти в 2026 рік без стресу та бізнес-втрат.