Дистанційна робота за кордоном та оподаткування

 Податкова резиденція та дистанційна робота за кордоном

Важливим аспектом дистанційної роботи за кордоном та оподаткування є визначення податкового резидентства працівника. Відповідно до ст. 3 Закону про податок на доходи фізичних осіб, податковим резидентом Польщі є особа, яка має на території Польщі центр особистих або господарських інтересів (так званий центр життєвих інтересів) або перебуває в Польщі більше 183 днів протягом податкового року. Виконання хоча б однієї з цих умов означає, що платник податків підлягає необмеженому податковому обов’язку в Польщі та зобов’язаний оподатковувати весь свій дохід, незалежно від місця його отримання.

 У разі дистанційної роботи за кордоном важливо, що оподаткуванню підлягає місце фактичного виконання роботи — саме там отриманий дохід потенційно оподатковується. Дистанційна робота та міжнародне оподаткування також регулюються угодами про уникнення подвійного оподаткування, укладеними Польщею з іншими державами. Відповідно до цих угод, заробітна плата за найману працю оподатковується в країні податкового резидентства працівника, за винятком випадків, коли робота виконується в іншій країні, де вона може підлягати оподаткуванню за місцем виконання за умови дотримання певних критеріїв (наприклад, перевищення 183 днів перебування).

 Наслідки зміни податкового резидентства

 Тривале перебування за кордоном може призвести до зміни податкового резидентства. У разі, якщо працівник змінює місце проживання на іншу країну і там відповідає умовам резидентства, він підпадає під дію місцевих податкових норм щодо всього свого доходу. Варто підкреслити, що у випадку резидентства у двох країнах застосовуються колізійні норми, визначені в угодах про уникнення подвійного оподаткування, які допомагають вирішити конфлікт та уникнути подвійного оподаткування.

 Оподаткування дистанційної роботи, що виконується за кордоном

 Дистанційна робота за кордоном оподатковується в країні, де вона фактично виконується. Для польських податкових резидентів, які виконують дистанційну роботу за межами Польщі, ці доходи оподатковуються в Польщі, якщо вони не змінюють податкове резидентство. На практиці це означає, що навіть якщо працівник фізично перебуває за кордоном, податок на доходи від дистанційної роботи за кордоном має бути сплачений у Польщі.

 У ситуації, коли дистанційна робота виконується для іноземного роботодавця, а працівник залишається резидентом Польщі, обов’язок податкового розрахунку за дистанційну роботу за кордоном покладається на самого працівника. Іноземний роботодавець, як правило, не є платником податку в Польщі, що означає, що працівник самостійно сплачує авансові платежі з податку на доходи (до 20-го числа місяця, наступного за місяцем отримання доходу) та подає річну податкову декларацію PIT-36.

Дистанційна робота за кордоном та зобов’язання щодо соціального страхування й внесків до ZUS

 Окрім податкових питань, важливе значення мають також норми щодо соціального страхування. Як правило, працівник, який залишається податковим резидентом Польщі та виконує дистанційну роботу за кордоном, підпадає під дію польської системи соціального страхування і повинен бути зареєстрований у ZUS.

 У разі дистанційної роботи в державах-членах Європейського Союзу застосовується Регламент Європейського Парламенту та Ради (ЄС) № 883/2004, який координує системи соціального забезпечення. Відповідно до нього, працівник підлягає соціальному страхуванню в країні, де він виконує значну частину роботи, а якщо він працює в кількох країнах — у країні, де має місце проживання, за умови, що дистанційна робота в країні проживання не перевищує 50 % загального робочого часу.

 Рамкова угода щодо транскордонної дистанційної роботи з 2023 року

 З 1 липня 2023 року набирає чинності Рамкова угода щодо застосування статті 16, пункту 1 Регламенту (ЄС) № 883/2004 у випадках транскордонної дистанційної роботи. Вона дає змогу залишатися застрахованим у системі соціального страхування країни роботодавця, якщо дистанційна робота в країні проживання становить не менше 25 %, але менше 50 % загального робочого часу.

 Умовою є подання заяви до ZUS та отримання довідки A1, яка підтверджує належність до польської системи соціального страхування. Відсутність такого документа може призвести до накладення штрафів як на працівника, так і на роботодавця.

 Ризик утворення закордонного постійного представництва та його податкові наслідки

 Дистанційна робота за кордоном може створювати ризик утворення для роботодавця так званого закордонного постійного представництва (permanent establishment, PE), що призводить до необхідності оподаткування частини доходів компанії в країні, з якої виконується робота. Відповідно до ст. 5 Модельної конвенції ОЕСР, постійним представництвом є постійне місце, через яке підприємство здійснює господарську діяльність, наприклад, офіс, місцезнаходження керівництва або навіть робоче місце працівника, якщо воно відповідає певним умовам.

 Податкові органи в Польщі та судова практика вказують, що навіть виконання дистанційної роботи в помешканні працівника за кордоном із використанням корпоративного обладнання може бути визнано постійним представництвом компанії, якщо така діяльність має характер господарської діяльності. Це, у свою чергу, може призвести до необхідності сплати податків в обох країнах, ведення окремого бухгалтерського обліку та накладення додаткових адміністративних обов’язків.

 Однак у рішенні ВСА у Вроцлаві від 10 жовтня 2023 року підкреслено, що саме по собі виконання дистанційної роботи з квартири або готельного номера з використанням ноутбука та телефону не є закордонним підприємством. Кожен випадок вимагає індивідуального аналізу.

Практика податкового обліку при дистанційній роботі за кордоном

 Працівники, які виконують дистанційну роботу за кордоном, повинні звернути особливу увагу на обов’язок самостійного податкового розрахунку в Польщі, якщо вони є податковими резидентами Польщі. Обов’язок щомісячно сплачувати авансові платежі з податку на доходи та подавати річну податкову декларацію (форма PIT-36) залишається незмінним, навіть якщо заробітну плату виплачує іноземний роботодавець.

 У разі дистанційної роботи, що виконується на території Польщі для іноземного роботодавця, податкові обов’язки працівника є аналогічними, однак роботодавець, як правило, не перераховує авансові платежі з податку, що зумовлює необхідність самостійного розрахунку податкових зобов’язань працівником.

 Варто підкреслити, що заробітну плату, отриману в іноземній валюті, слід перерахувати у злоті за середнім курсом Національного банку Польщі (NBP) на останній робочий день, що передує дню отримання доходу.

 Значення угод про уникнення подвійного оподаткування

 Міжнародні угоди мають значення у випадку дистанційної роботи за кордоном, особливо коли оподаткування відбувається у більш ніж одній країні. У таких ситуаціях застосовуються методи уникнення подвійного оподаткування, такі як метод виключення з прогресією або метод пропорційного зарахування, що дозволяє уникнути подвійного податкового навантаження при одночасному забезпеченні правильного розрахунку доходів.

Дистанційна робота за кордоном вимагає ретельного аналізу податкового та страхового законодавства як з боку працівника, так і з боку роботодавця. Правильне визначення податкового резидентства, знання положень угод про уникнення подвійного оподаткування та дотримання нових правил ЗУС щодо транскордонної дистанційної роботи дозволяють оптимально та відповідно до закону здійснювати розрахунки з доходів та внесків. Зростання популярності дистанційної роботи в різних юрисдикціях змушує сторони співпрацювати з експертами, які допоможуть у тлумаченні та застосуванні складних міжнародних нормативних актів.

Найпоширеніші запитання

Чи можна працювати віддалено з-за кордону на польського роботодавця?

Так, дистанційна робота з-за кордону на польського роботодавця можлива за умови узгодження цього з роботодавцем. Трудовий кодекс не обмежує місце виконання дистанційної роботи територією Польщі, однак слід пам’ятати про податкові та страхові наслідки, що випливають із місця виконання роботи.

Як визначити місце оподаткування при дистанційній роботі за кордоном?

Місце оподаткування залежить насамперед від місця фактичного виконання роботи та статусу податкового резидента працівника. Податковий резидент Польщі підлягає оподаткуванню в Польщі за весь дохід, навіть якщо фізично працює за кордоном. У разі перевищення 183 днів перебування в іншій країні може виникнути податковий обов’язок також у цій країні, що вимагає аналізу угод про уникнення подвійного оподаткування.

Чи впливає дистанційна робота за кордоном на страхові внески до ЗУС?

Працівник, який виконує дистанційну роботу за кордоном для польського роботодавця, підпадає під дію польської системи соціального страхування, за умови, що він залишається резидентом Польщі та працює на підставі трудового договору. З 1 липня 2023 року набуває чинності угода щодо транскордонної дистанційної роботи, яка дозволяє залишатися в польській системі соціального страхування, якщо дистанційна робота за кордоном не перевищує 50 % загального робочого часу та дотримано певних формальних умов (заява US-36 та довідка A1).

Що загрожує компанії, якщо працівник, який працює віддалено за кордоном, створить закордонне підприємство?

Якщо працівник, який виконує роботу дистанційно за кордоном, використовує приміщення, яке можна вважати постійним представництвом компанії (наприклад, квартиру, офіс), це може призвести до створення закордонного представництва (permanent establishment). Як наслідок, компанія може бути зобов’язана розраховуватися з податками в цій країні, вести там бухгалтерський облік, а також нести додаткові витрати та адміністративні зобов’язання.

Які податкові зобов’язання має працівник, який працює з Польщі на іноземного роботодавця?

Працівник, який є податковим резидентом Польщі та виконує роботу з Польщі для іноземного роботодавця, оподатковується в Польщі на весь дохід. У разі відсутності філії роботодавця в Польщі працівник самостійно сплачує авансові платежі з податку на доходи до податкової інспекції та подає річну податкову декларацію (PIT-36). Заробітну плату в іноземній валюті перераховують у злоті за курсом Національного банку Польщі (NBP) на день, що передує отриманню доходу.

Як уникнути подвійного оподаткування під час дистанційної роботи за кордоном?

Щоб уникнути подвійного оподаткування, слід перевірити, чи уклала Польща з відповідною країною угоду про уникнення подвійного оподаткування. Відповідно до цих угод оподаткування доходу від найманої праці зазвичай здійснюється в країні податкового резидентства працівника, за винятком випадків, коли робота фактично виконується в іншій країні та дотримуються певні умови (наприклад, перебування понад 183 дні). У таких випадках застосовуються методи уникнення подвійного оподаткування, такі як виключення з прогресією або пропорційне відрахування.