Витрата, яка не є витратою в рамках господарської діяльності.

Різниця між видатками та витратами — значення для підприємця

Правильна класифікація витрат і собівартості є основою податкового обліку та управління фінансами на підприємстві. Хоча в повсякденному розумінні ці поняття іноді вживаються як синоніми, їх значення в бухгалтерському обліку та оподаткуванні є принципово різним. Розуміння цієї різниці безпосередньо впливає на розмір сплачуваних податків, достовірність фінансової звітності та безпеку підприємця під час податкової перевірки.

У господарській практиці не кожна витрата, понесена компанією, може бути кваліфікована як витрата на отримання доходу. Законодавець визначає як загальні умови, так і конкретні винятки, які визначають, чи зменшить дана витрата базу оподаткування. Ця стаття розкриває всю складність цього питання на тлі найновіших нормативних актів та практики податкових органів.

Що таке витрата, а що — витрата на отримання доходу?

Витрата — це будь-яка сума, витрачена підприємцем на придбання товарів, послуг або інших активів. Вона може стосуватися як цілей, пов’язаних з господарською діяльністю, так і особистих або інвестиційних справ. Витратою є як орендна плата за офіс, так і купівля кави для приватного будинку, якщо кошти надходять з корпоративного рахунку.

Витрати — чітко визначені податкові та бухгалтерські критерії

Витрата, у розумінні податкового законодавства (ст. 22 ч. 1 Закону про податок на доходи фізичних осіб та ст. 15 ч. 1 Закону про податок на прибуток підприємств), — це витрата, яка була понесена з метою отримання доходів, збереження або забезпечення джерела доходів, за винятком витрат, виключених із оподаткування згідно із законом. Отже, витрати — це видатки, що відповідають певним умовам, мають прямий або опосередкований зв’язок із господарською діяльністю та належним чином задокументовані.

У балансовому обліку, відповідно до ст. 3 ч. 1 п. 31 Закону про бухгалтерський облік, витратами та збитками є підтверджені зменшення економічної вигоди, що виявляються у зниженні вартості активів або збільшенні зобов’язань та резервів, що призводить до зменшення власного капіталу.

Коли витрати не є витратами на отримання доходу?

Щоб витрата могла бути віднесена до витрат на отримання доходу, вона повинна одночасно відповідати всім наведеним нижче умовам:

• бути понесеним з метою отримання, збереження або забезпечення доходів,
• бути пов’язаним із веденням господарської діяльності,
• не було повернено підприємцю в будь-якій формі (наприклад, у вигляді дотації, субвенції),
• не входить до вичерпного переліку витрат, виключених із податкових витрат (ст. 23 Закону про податок на доходи фізичних осіб, ст. 16 Закону про податок на прибуток підприємств),
• є належним чином задокументованим (найчастіше рахунком-фактурою або іншим бухгалтерським документом).

Недотримання хоча б однієї з цих умов призводить до того, що витрата не може бути визнана податковим витратами, навіть якщо вона є обґрунтованою та понесеною в рамках господарської діяльності.

Витрати, які не є податковими витратами — найпоширеніші випадки

Нормативні акти передбачають вичерпний перелік витрат, які не можуть бути визнані податковими витратами незалежно від обставин. Нижче наведено найпоширеніші приклади:

1. Витрати особистого характеру: Покупки, пов’язані з охороною здоров’я підприємця (наприклад, окуляри, візити до лікаря, абонемент у спортзал), страхування життя, курси, не пов’язані з діяльністю — навіть якщо вони частково пов’язані з бізнесом, вони не є податковими витратами.
2. Податок на прибуток, податок на спадщину та дарування: Сплата податку на прибуток, податку на спадщину та дарування або ПДВ (за винятками) не може бути визнана витратою підприємства.
3. Штрафи, адміністративні санкції, відшкодування: Штрафи, адміністративні санкції, договірні штрафи за дефекти поставлених товарів чи послуг, затримку поставки, відсотки за податкову заборгованість — жодна з цих статей не зменшує базу оподаткування.
4. Погашення кредитів та позик: Платежі за основною сумою погашаваних кредитів та позик не є витратами, тоді як відсотки можуть бути витратами після їх фактичної сплати.
5. Оплата праці себе та близьких: Особа, яка веде індивідуальну підприємницьку діяльність, не може віднести до витрат вартість своєї праці, праці подружжя або неповнолітніх дітей.
6. Пожертви та представницькі витрати: Витрати на пожертви, окремі представницькі витрати (зокрема, послуги громадського харчування, алкоголь, дорогі подарунки) — навіть якщо вони пов’язані з формуванням іміджу компанії.
7. Відсутність належної документації: Витрати без інвойсу, рахунку-фактури або інших належних бухгалтерських документів не можуть бути визнані витратами.

У поточній діяльності виникають витрати, які на перший погляд можуть здаватися очевидними витратами, проте після глибшого аналізу виявляються виключеними з витрат, що зменшують оподатковуваний дохід.

• Придбання основного засобу: Придбання машини за 100 000 злотих — сама по собі ця витрата не є податковим витратами на момент придбання. Витратами вважатимуться лише амортизаційні відрахування, розподілені пропорційно на роки експлуатації (наприклад, 1/5 вартості щорічно при 5-річному періоді амортизації).
• Паливо для транспортного засобу, що використовується як у службових, так і в приватних цілях: заправка на суму 500 злотих, при використанні автомобіля на 75 % у службових цілях. Лише 375 злотих можуть бути визнані витратами, решта — це приватні витрати, що не включаються до витрат.
• ПДВ: Придбання товарів із ПДВ, який підприємець не може віднести до витрат (наприклад, послуги громадського харчування, проживання) — невіднесений до витрат нарахуваний ПДВ може бути визнаний витратою, але лише в тій мірі, в якій платник податків позбавлений права на відрахування, а не тоді, коли він сам відмовляється від цього права.
• Абонемент у спортзал: Витрати на абонемент для власника підприємства є особистими витратами і не вважаються витратами, тоді як такі самі витрати на користь працівника можуть бути визнані пільгою для працівників, а отже — податковими витратами.
• Курси та навчання: Курс загального розвитку (наприклад, вивчення іноземної мови, що не пов’язане з діяльністю) не є витратою. Натомість навчання, тісно пов’язане з діяльністю (наприклад, спеціалізований курс для ІТ-програміста, який здійснює діяльність у цій сфері), може бути витратою.

Витрати, що не є витратами на отримання доходу — законодавчий перелік (NKUP)

Найважливіші позиції переліку витрат, що не є витратами на отримання доходу (NKUP)

• Податок на прибуток та ПДВ, що підлягають відрахуванню
• Внески за кредитами та позиками (за винятком відсотків після їх сплати)
• Штрафи, грошові санкції, відшкодування за порушення закону
• Пожертви, внески на користь добровільних організацій
• Особисті витрати підприємця (здоров’я, косметичні послуги, відпочинок, загальна освіта)
• Власна праця (та праця близьких) у рамках індивідуальної підприємницької діяльності
• Окремі витрати на представницькі цілі (алкоголь, розкішні подарунки, пишні заходи)
• Недокументовані витрати, відсутність рахунку-фактури/квитанції
• Збитки від відмови від інвестиції, прострочені борги

Повний перелік наведено у ст. 23 Закону про податок на доходи фізичних осіб та ст. 16 Закону про податок на прибуток підприємств. Це вичерпний перелік — якщо витрата зазначена там, її неможливо віднести до податкових витрат, незалежно від обставин та аргументації.

Особливості окремих витрат, що не є витратами — нюанси тлумачення

Придбання основного засобу не є витратою в повному обсязі на момент придбання. Витратами є лише амортизаційні відрахування відповідно до передбаченого терміну експлуатації. Для легкових автомобілів встановлено граничні значення, понад які надлишок амортизаційних відрахувань не вважається витратою (150 000 злотих для автомобілів з двигунами внутрішнього згоряння, 225 000 злотих для електромобілів).

Витрати на вдосконалення основного засобу збільшують його початкову вартість і також відображаються у витратах через амортизацію.

Витрати на службові автомобілі

Витрати на експлуатацію легкових автомобілів, що використовуються як у службових, так і в приватних цілях, підлягають обмеженню — лише 75 % понесених витрат можуть бути віднесені до витрат на отримання доходу, а невіднесений ПДВ — також лише у цій пропорції.

Лізингові платежі, страхування КАС або амортизаційні відрахування щодо транспортних засобів, вартість яких перевищує зазначені ліміти, також не є податковими витратами в частині, що перевищує зазначені ліміти.

Податки та збори

Податковими витратами можуть бути податки, пов’язані з діяльністю, такі як податок на нерухомість, податок на транспортні засоби або податок на цивільно-правові операції (PCC) — але виключно тоді, коли вони пов’язані з доходами. Податок на прибуток, податок на спадщину та дарування, а також ПДВ, що підлягає відрахуванню, не є витратами.

Витрати, пов’язані зі штрафами, пенями та відшкодуваннями

Переважна більшість штрафів та пені, як адміністративних, так і договірних, що виникають внаслідок недотримання належної обачності або порушення права, не є податковими витратами. Винятки стосуються договірних штрафів, які виникають через обставини, незалежні від платника податків, але в кожному окремому випадку вимагають детального аналізу та документального підтвердження.

Документування витрат — необхідна умова для їхнього врахування

Відсутність належної документації унеможливлює віднесення витрат до податкових витрат. Найчастіше прийнятним доказом є рахунок-фактура з ПДВ. У деяких випадках допускаються договори, банківські перекази або інші документи, якщо вони чітко підтверджують зв’язок витрат із господарською діяльністю.

Наприклад, при купівлі вживаного принтера у фізичної особи, яка не веде господарську діяльність, підставою для віднесення витрат до податкових витрат може бути договір купівлі-продажу та підтвердження банківського переказу.

Неправильне віднесення витрат до витрат, пов’язаних з отриманням доходу, призводить до необхідності коригування податкових розрахунків, загрожує накладенням фінансових санкцій, а в крайніх випадках — звинуваченнями у податкових зловживаннях. Завданням бухгалтера є не лише правильна класифікація витрат, а й постійне відстеження змін у законодавстві та узгодження питань, що викликають сумніви, з податковими органами.

У разі неоднозначних ситуацій варто звернутися за індивідуальним податковим тлумаченням або скористатися консультаціями спеціалізованих юридичних фірм.

Як безпечно управляти витратами, що не є витратами для цілей оподаткування?

Уміння правильно розрізняти витрати та податкові витрати дозволяє не тільки оптимізувати податкове навантаження, але й, перш за все, захищає підприємця від ризику суперечок із податковими органами. В умовах частих змін законодавства та зростаючих вимог податкових органів інвестиція у знання, професійне консультування та сучасні бухгалтерські інструменти є запорукою ефективного та безпечного ведення бізнесу.

Витрата, яка не є податковим витратами, — це не лише абстрактне юридичне поняття, а й практична проблема, яку щодня вирішують тисячі польських компаній. Свідомий підхід до цього питання має стати стандартом у кожній сучасній організації.