Виставлення рахунків-фактур фізичними особами, які не ведуть господарську діяльність

Чи може фізична особа виписати рахунок-фактуру? Це питання регулярно постає серед фрілансерів, дрібних постачальників послуг та осіб, які час від часу заробляють поза межами господарської діяльності. Щоб відповісти на нього, потрібно знати податкове законодавство, розрізняти типи документів та розуміти, за якими принципами польське законодавство дозволяє особам, які не є підприємцями, оформляти документи про продаж.

Визначення та правові засади: коли — рахунок-фактура, коли — квитанція

У польській правовій системі фактура — це документ, що підтверджує продаж товарів або послуг і має ключове значення для розрахунків з ПДВ. Відповідно до ст. 106b ч. 1 Закону про ПДВ, обов’язок виставлення фактури поширюється на суб’єктів, які здійснюють оподатковувані операції, тобто платників ПДВ. Платником ПДВ — як уточнюється в ст. 15 Закону про ПДВ — може бути фізична особа, але лише в тому випадку, якщо вона самостійно здійснює господарську діяльність у розумінні цього закону.

Господарська діяльність у розумінні Закону про ПДВ — це не лише класичне підприємство, зареєстроване в CEIDG, а й будь-яка діяльність виробників, торговців, постачальників послуг, осіб, які займаються вільними професіями, і навіть фермерів. Однак така діяльність має мати постійний, організований та прибутковий характер. Фізичні особи, які не відповідають цим критеріям, не є платниками ПДВ, а отже, не можуть виставляти рахунки-фактури з ПДВ від свого імені.

Хто може виставляти рахунки-фактури з ПДВ?

• Фізична особа, яка веде зареєстровану господарську діяльність як активний платник ПДВ (після подання декларації VAT-R до податкової інспекції).
• Суб’єкт, який користується суб’єктним або предметним звільненням від ПДВ, — у такому разі він виставляє рахунки-фактури без ПДВ (із зазначенням причини звільнення).

Фізичні особи, які не ведуть господарську діяльність, навіть якщо вони епізодично надають послуги або продають товари, не мають права виставляти рахунки-фактури з ПДВ. Винятком є особливі ситуації, наприклад, продаж нерухомості, коли законодавство вимагає розрахунку ПДВ — але в такому разі продавець повинен зареєструватися як платник ПДВ до здійснення операції.

Рахунок-фактура без ведення господарської діяльності — що можливо?

Для фізичних осіб, які не мають підприємства та не зареєстровані як платники ПДВ, законодавцем передбачено інші форми документального оформлення продажу:

• Рахунок — спрощений документ, що видається на вимогу клієнта та підтверджує продаж або надання послуги.
• Рахунок-фактура без ПДВ — документ, що видається особами, які користуються звільненням від ПДВ (суб’єктним або предметним), а також ведуть незареєстровану діяльність.

Нереєстрована діяльність — це особлива форма, дозволена законом, яка можлива, коли щомісячний дохід не перевищує 75 % мінімальної заробітної плати брутто, а особа не здійснювала господарську діяльність протягом останніх 60 місяців. У такому випадку можна виписувати рахунки або рахунки-фактури без ПДВ, не вказуючи податок на товари та послуги. Цим рішенням часто користуються особи, які надають дрібні послуги або продають вироби власного виготовлення.

Які документи може виставляти фізична особа?

Рахунок

Рахунок є основною формою документального підтвердження продажу особою, яка не здійснює господарської діяльності. Він повинен містити:

• ім’я, прізвище та адресу продавця й покупця,
• Дату виставлення та порядковий номер рахунку,
• Опис товару або послуги, кількість, одиничну ціну,
• загальну суму до сплати (цифрами та словами).

Рахунок не обов’язково має містити ідентифікаційний номер платника податків (NIP), ставку ПДВ або особливі примітки. У разі цивільно-правових договорів (договір доручення, договір підряду) рахунок може бути підставою для виплати винагороди.

Рахунок-фактура без ПДВ

Особи, які користуються звільненням від ПДВ (наприклад, ті, хто веде незареєстровану господарську діяльність), можуть виписати рахунок-фактуру без ПДВ. У такому документі замість ставки ПДВ вказується позначка «zw», а у разі предметного звільнення необхідно вказати правову підставу (наприклад, ст. 43 п. 1 Закону про ПДВ).

Електронні документи

Як квитанцію, так і рахунок-фактуру без ПДВ можна виписати в електронній формі, наприклад, у вигляді файлу PDF. Умовою правильності є забезпечення автентичності походження, цілісності змісту та читабельності документа. Згода одержувача на електронний документ може бути виражена навіть у мовчазній формі, наприклад, шляхом оплати рахунку, надісланого електронною поштою.

Документаційні та фіскальні обов’язки

Коли фізична особа, яка не здійснює господарської діяльності, здійснює продаж або надає послугу, вона не зобов’язана реєструвати цю операцію на касовому апараті, якщо не перевищує встановлених лімітів або не надає послуг у галузях, на які поширюється безумовний обов’язок використання касових апаратів. У більшості випадків продаж підтверджується чеком або рахунком-фактурою без ПДВ на вимогу покупця.

У разі незареєстрованої діяльності перевищення ліміту доходів (75 % мінімальної заробітної плати на місяць) зобов’язує зареєструвати господарську діяльність та перейти на повний податковий режим, включаючи обов’язок розрахунку ПДВ (після перевищення 200 000 злотих на рік або добровільної реєстрації).

Коли потрібно виписати документ на вимогу клієнта?

Якщо клієнт (покупець) вимагає квитанції або рахунку-фактури протягом 3 місяців з кінця місяця, в якому було надано послугу або поставлено товар, продавець зобов’язаний виписати такий документ. Після закінчення цього терміну виписка квитанції чи рахунку-фактури є добровільною.

Рахунок слід виписати у строк:

• протягом 7 днів з моменту надання послуги або видачі товару (якщо запит на квитанцію надійшов до надання послуги або видачі товару),
• протягом 7 днів з дня подання запиту (якщо запит було подано після надання послуги або видачі товару).

ПДВ-фактура без назви компанії — чи це взагалі можливо?

Польське законодавство не дозволяє фізичній особі, яка не веде господарську діяльність, виставляти ПДВ-фактури від свого імені та за власний рахунок. Це однозначно випливає з положень Закону про ПДВ — право на це мають виключно зареєстровані платники ПДВ. Виставлення рахунку-фактури з ПДВ без реєстрації господарської діяльності та без подання форми VAT-R є незаконним і може спричинити серйозні податкові наслідки, зокрема штраф.

Винятки — ПДВ-фактура через посередника

Однак існують ринкові рішення, які дають змогу фізичним особам виставляти рахунки-фактури з ПДВ без реєстрації підприємства. Наприклад, такі платформи, як Bizky чи Useme, діють як посередники — вони укладають договір із фрілансером, самостійно виставляють рахунок-фактуру з ПДВ клієнту, а потім виплачують винагороду після утримання податку. У такій ситуації формальним виставником рахунку-фактури з ПДВ є посередник, а не фізична особа.

«Виставлення рахунків-фактур з ПДВ без реєстрації господарської діяльності та без статусу платника ПДВ є порушенням податкового законодавства і загрожує кримінально-податковими санкціями».

Елементи рахунку-фактури для фізичної особи — що має містити документ?

Рахунок-фактура, що виставляється на ім’я фізичної особи, яка не здійснює господарської діяльності, має містити:

• дату виставлення,
• порядковий номер,
• ім’я та прізвище, а також адресу покупця (без ідентифікаційного номера платника податків),
• ім’я та прізвище (або назву компанії) та адресу продавця, а також його ІПН,
• назву товару/послуги, одиницю виміру, кількість, одиничну ціну нетто,
• вартість нетто, ставку та суму ПДВ (якщо застосовується),
• загальну суму до сплати.

У разі рахунків-фактур без ПДВ обов’язок зазначення ставки ПДВ замінюється позначкою «zw» або іншим позначенням звільнення від ПДВ. У рахунку-фактурі для фізичної особи не потрібно вказувати PESEL або NIP покупця.

Найпоширеніші помилки та податкові наслідки

Виставлення рахунку-фактури з ПДВ без відповідних повноважень є забороненим діянням і тягне за собою не лише обов’язок сплати зазначеного податку, а й кримінально-податкову відповідальність. Трапляється, що фізичні особи несвідомо перетинають межу між незареєстрованою діяльністю та господарською діяльністю, часто внаслідок постійних або повторюваних замовлень.

Помилки в рахунку-фактурі (наприклад, неправильна нумерація, відсутність необхідних даних, неправильна ставка ПДВ) можуть ускладнити покупцеві реалізацію своїх прав (наприклад, подання рекламації, повернення товару) та документальне підтвердження витрат для податкових цілей. У разі помилки можливе виправлення документа (корегувальна накладна або корегувальна фактура).

Чек та інвойс у незареєстрованій господарській діяльності — практичні аспекти

Особа, яка здійснює незареєстровану діяльність, повинна вести спрощений облік продажів. Чеки або рахунки-фактури без ПДВ виставляються на вимогу клієнта, а документи можна зберігати у паперовій або електронній формі. Доходи від цієї діяльності слід зазначати у щорічній податковій декларації PIT.

У разі розрахунків за операціями в іноземній валюті суми в рахунку або інвойсі слід перерахувати у злоті за середнім курсом НБП за день, що передує отриманню доходу.

Зміни з 2026 року — KSeF та електронні рахунки-фактури

З 2026 року вводиться обов’язкова Національна система електронних рахунків-фактур (KSeF). Менші платники податків будуть підпадати під цей обов’язок з 1 квітня 2026 року, а великі підприємці — з 1 лютого 2026 року. Рахунки-фактури B2B повинні будуть виставлятися в системі KSeF, тоді як рахунки-фактури B2C (для фізичних осіб, які не ведуть господарську діяльність) залишаються необов’язковими в цій системі.

Система KSeF вимагає, щоб кожен виставник рахунку-фактури мав номер NIP — що на практиці унеможливлює самостійне виставлення рахунків-фактур у цій системі фізичними особами, які не ведуть господарську діяльність.

Підсумок та рекомендації експерта

Фізична особа, яка не веде господарської діяльності та не є платником ПДВ, не може виставляти рахунки-фактури з ПДВ від свого імені. У разі епізодичних послуг або продажів можна задокументувати операцію квитанцією або рахунком-фактурою без ПДВ, особливо в рамках незареєстрованої діяльності. Перевищення лімітів доходу або характер здійснюваної діяльності зобов’язують зареєструвати підприємство.

Якщо клієнт вимагає виставлення рахунку-фактури з ПДВ, єдиним законним способом є відкриття підприємницької діяльності та реєстрація як платника ПДВ або використання послуг посередника, який виставляє рахунки-фактури з ПДВ (наприклад, платформи типу Bizky/Useme). Будь-які спроби обійти законодавство загрожують серйозними податковими наслідками.

Особам, які планують регулярно здійснювати продаж або надавати послуги, слід розглянути можливість реєстрації підприємницької діяльності та вибір відповідної форми податкового обліку. У разі сумнівів варто звернутися за допомогою до досвідченого податкового консультанта або бухгалтерської фірми.